Voor de procedure wordt aangesloten bij hetgeen in het Uitvoeringsbeleid Kwaliteit Vergunningen, Toezicht en Handhaving is omschreven. De burgemeester is bevoegd te besluiten over evenementen. Over andere toestemmingen die nodig zijn voor het evenement besluit het college dan wel de burgemeester.
6.4.1 Melding- en vergunningsplichtige evenementen
Algemeen
De melding of aanvraag wordt ingediend via het vastgestelde aanvraagformulier. Op het formulier worden overige benodigde toestemmingen tegelijkertijd mee aangevraagd. Het aanvraagformulier met bijlagen wordt na ontvangst door de gemeente doorgezonden naar afdeling VTH de Kempen. De melding of aanvraag wordt bij afdeling VTH de Kempen als zaak geregistreerd in een geautomatiseerde procedureapplicatie. Per zaak wordt een verantwoordelijke voor het hele proces aangewezen.
Er wordt kritisch gekeken naar de volledigheid van een melding of aanvraag. Bij een onvolledig ingediende melding of aanvraag wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld om de melding of aanvraag binnen een redelijke termijn, in principe 2 weken, aan te vullen en/of te verbeteren. De beslistermijn wordt opgeschort met de termijn die gebruikt wordt voor het indienen van de benodigde gegevens. Als de gegevens niet tijdig of niet volledig worden aangeleverd wordt de melding of aanvraag niet verder in behandeling genomen. Aanvragen die te laat binnenkomen (minder dan 8 respectievelijk 26 weken voor aanvang van het evenement) worden in beginsel geweigerd als dat een goede behandeling in de weg staat. Deze werkwijze geldt bij alle evenementen, dus ook voor evenementen die al vaker zijn georganiseerd.
Melding
Een meldingsplichtig evenement wordt geclassificeerd op basis van de behandelscan. In beginsel worden meldingen niet inhoudelijk beoordeeld. Alleen als er een vermoeden is dat door het organiseren van het evenement de belangen van openbare orde of veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu worden geschaad wordt een inhoudelijke beoordeling gemaakt. Na classificering op basis van de behandelscore wordt een ontvankelijkheidstoets uitgevoerd. Bij een positieve toets van volledigheid wordt een acceptatie van de melding gestuurd. Voordat dit wordt gedaan wordt vanaf de risicoscore genoemd in het Uitvoeringsbeleid Kwaliteit Vergunningen, Toezicht en Handhaving de burgemeester geïnformeerd over het evenement. Uitsluitend in bijzondere situaties of bij specifieke situaties wordt advies gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente, de politie, VRBZO of de GHOR. In het geval van het vragen van advies wordt de ingevulde behandelscan meegestuurd. Er wordt globaal beoordeeld of maatwerkvoorschriften nodig zijn boven op de standaardvoorschriften. De geaccepteerde melding, met bijbehorende toestemmingen, wordt toegezonden aan de aanvrager en bekend gemaakt door publicatie in een van gemeentewege uitgegeven blad, op de gemeente website of via digitale bekendmaking. De gemeente stelt de politie en de VRBZO (brandweer) in kennis van de melding. Zij hebben dan de mogelijkheid om met gebruikmaking van hun wettelijke bevoegdheden, met de organisator van het evenement in contact te treden over mogelijk noodzakelijke maatwerk afspraken.
Vergunning
Bij aanvragen om evenementenvergunningen wordt na classificatie op basis van de behandelscan een ontvangstbevestiging gestuurd. In de ontvangstbevestiging wordt vermeld dat de aanvraag is ontvangen en binnen welke (wettelijke) termijn een besluit op de aanvraag wordt genomen. De burgemeester wordt geïnformeerd over de aanvraag en er vindt overleg met hem/haar plaats over het evenement.
Voor B-evenementen wordt in principe uitgegaan van een monodisciplinaire aanpak. Monodisciplinair worden (maatwerk)adviezen per mail gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente en aan de politie en via een ketenportaal aan de VRBZO/GHOR. Bij het vragen van advies wordt de ingevulde behandelscan meegestuurd. De veiligheidsmedewerker van de gemeente verzorgt naast de advisering bij middelgrote/complexe B-evenementen tevens een toets op hoofdlijnen van het veiligheids- en calamiteitenplan, een inhoudelijke toetsing vindt niet plaats. Bij het uitbrengen van advies wordt onder andere ingegaan op de vraag of er maatwerkvoorschriften nodig zijn boven op de standaardvoorschriften.
Optioneel kan voor B-evenementen gekozen worden voor een multidisciplinaire aanpak. Voor C-evenementen wordt onder regie van de gemeente, eventueel ondersteund door de casemanager van de VRBZO, altijd uitgegaan van een multidisciplinaire aanpak. Door de multidisciplinaire behandeling wordt integraliteit geborgd. Voordat advies wordt gevraagd wordt onder regie van de gemeente samen met de hulpdiensten een multidisciplinaire risicoanalyse uitgevoerd*. Vervolgens wordt per mail advies gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente en de politie en via een ketenportaal aan de VRBZO/GHOR. Bij het vragen van advies wordt de ingevulde behandelscan meegestuurd. Voor C-evenementen geeft de VRBZO hierbij aanvullend advies over alarmering, opschaling, informatiemanagement, leiding en coördinatie, organisatie en over samenvallende evenementen in de regio. Zo nodig wordt een multi-gedisciplineerd overleg gepland. De gemeente voert de contacten met de organisatie. Als een C-evenement voor de eerste keer wordt georganiseerd, voert de gemeente een intakegesprek met de organisatie. Bij C-evenementen vindt een volledige beoordeling plaats op maatwerkvoorschriften. Bij het uitbrengen van advies worden de maatwerkvoorschriften meegegeven.
Na beoordeling van de aanvraag en bundeling van de adviezen verleent de gemeente al dan niet de vergunning. Bij knelpunten moeten er aanvullende adviezen komen ten aanzien van de specifieke knelpunten. De adviezen kunnen leiden tot het opnemen van specifieke zaken in een veiligheidsplan (paragraaf 4.1.2). Zo nodig wordt de burgemeester betrokken bij de besluitvorming.
De verleende evenementenvergunning, met bijbehorende toestemmingen, wordt toegezonden aan de aanvrager en bekend gemaakt door publicatie in een van gemeentewege uitgegeven blad, op de gemeente website of via digitale bekendmaking. De gemeente stelt de politie en de VRBZO (brandweer) in kennis van de vergunning en plaatst deze in DigiMAK. Zij hebben dan de mogelijkheid om met gebruikmaking van hun wettelijke bevoegdheden, met de organisator van het evenement in contact te treden over mogelijk noodzakelijke maatwerk afspraken. Als bij vergunningverlening af wordt geweken van een verstrekt advies wordt de adviseur die dat advies heeft gegeven daarvan apart op de hoogte gesteld.
Gegevens van deskundigen worden alleen steekproefsgewijs getoetst, tenzij er een aanleiding is die een andere aanpak rechtvaardigt. Uit de ingediende stukken moet voldoende aannemelijk zijn dat aan de geldende regelgeving wordt voldaan.
*Bij een multidisciplinaire risicoanalyse worden risico’s inzichtelijk gemaakt, de impact van risico’s ingeschat en wordt beoordeeld of de maatregelen van de organisator in verhouding staan tot de risico's. Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse kan de organisator om aanvullende maatregelen worden verzocht.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.4