In een draaiboek worden gepaste maatregelen vermeld die de risico’s voorkomen of beperken. Een draaiboek met daarin in ieder geval een veiligheids-, communicatie- én calamiteitenplan is verplicht bij B- en C-evenementen. Welke andere onderdelen/plannen toegevoegd moeten worden is afhankelijk van de aard en omvang van het evenement.
Het is zaak om in een vroeg stadium af te spreken welke inhoudselementen een draaiboek moet bevatten en hoe deze uitgewerkt moeten zijn. Dit draaiboek moet onder verantwoordelijkheid van de organisatie gemaakt worden en voor externe partijen toegankelijk zijn. Vanzelfsprekend is het daarbij van belang om een eenduidige terminologie te hanteren.
De inhoud van een draaiboek ziet er als volgt uit:
Algemene beschrijving van het evenement;
Veiligheidsplan (=reguliere bedrijfsvoering), aangevuld met:
Calamiteitenplan;
Communicatieplan;
En indien van toepassing aangevuld met:
Beveiligingsplan;
Brandveiligheidsplan;
Medisch plan;
Verkeersplan/mobiliteitsplan.
Door de gemeente wordt een format voor een veiligheidsplan, inclusief algemene beschrijving, beschikbaar gesteld, inclusief de mogelijk van toepassing zijnde aanvullende onderdelen/plannen.
Voor kleine of middelgrote B-evenementen kan dit format volstaan.
Voor complexe B-evenementen, in ieder geval muziekfestivals met tussen de 3.000 en 5.000 bezoekers en evenementen met gemotoriseerde voertuigen (wedstrijden of demonstraties), moet de organisator een deskundige partij inschakelen voor het opstellen van een maatwerk veiligheidsplan of als de organisator in eigen beheer een maatwerk veiligheidsplan opstelt moet deze vergezeld worden door een beoordeling van een derde deskundige. Deze derde deskundige kan zijn een belangenvereniging (bijvoorbeeld KNWU, NTFU, KNMV, KNAF, etc.), extern adviesbureau, door verzekeraar aangewezen deskundige of een andere onafhankelijk deskundig adviseur.
Voor C-evenementen moet de organisator een of meerdere deskundige partijen inschakelen voor het opstellen van een maatwerk veiligheidsplan, bijbehorende andere plannen en eventuele rapportages over deelactiviteiten op het evenemententerrein of daarmee verband houdend. De aanvrager moet daarnaast zelf een derde deskundige inschakelen voor een onafhankelijke beoordeling van de aanvraag (bijvoorbeeld een constructiebureau die de berekeningen van de podia bouwer controleert, de belangenvereniging die de rapportage en baan van een autosportevenement controleert).
Eventuele aanvullende onderzoeken, zoals een akoestisch onderzoek, een flora en faunaonderzoek of een stikstofonderzoek, maken geen onderdeel uit van het draaiboek/veiligheidsplan.
Algemeen
De organisatie is in elk geval verantwoordelijk voor basisinformatie over:
Gegevens organisator en aanvrager;
Aard van het evenement;
Toegang van het evenement (betaald of gratis, toegangscontrole);
Het publieksprofiel (totaal en maximaal gelijktijdig aanwezige deelnemers en bezoekers, doelgroep, etc.);
De beschrijving van de locatie;
Het tijdstip en duur van het evenement;
Het programma van het evenement;
Aantal, type en locatie sanitaire voorzieningen;
Aantal en locaties van drinkwatervoorzieningen;
Plattegrond met daarop de inrichting van het evenemententerrein (op schaal op een kadastrale ondergrond);
Namenlijst en (telefonische) bereikbaarheidsgegevens van key-partners (organisatie en externe leveranciers).
Veiligheidsplan
Het veiligheidsplan is het plan waarin beschreven wordt hoe de organisator invulling geeft aan hun taken om de veiligheid van mensen (bezoekers, medewerkers, artiesten en omgeving) bij en rondom een evenement te borgen. Het beschrijft de preventieve (personele, materiële en organisatorische) maatregelen die de organisator getroffen heeft. Wanneer een veiligheidsplan van toepassing is, maakt deze altijd integraal onderdeel uit van het veiligheidsplan.
In het veiligheidsplan wordt de veiligheidsorganisatie beschreven. Daarin wordt beschreven wie per taakgebied coördinator is en hoe hij/zij bereikbaar is (intern-extern). Tevens worden de namen en onderlinge communicatiemogelijkheden van politie, brandweer, GHOR met de organisatie en zijn onderaannemers beschreven.
Het veiligheidsplan voorziet ook in de maatregelen die de organisatie neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het regionale crisisplan worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert.
Het is belangrijk dat personeel/vrijwilligers op de hoogte zijn van de inhoud van het veiligheidsplan en eventuele bijbehorende plannen en dat ze weten wat hun rol hierin is.
Calamiteitenplan
Het calamiteitenplan is een beschrijving van noodscenario’s. Het calamiteitenplan is gebaseerd op een risicoanalyse en geeft aan op welke wijze verschillende typen voorzienbare incidenten worden bestreden. Het calamiteitenplan maakt integraal onderdeel uit van het veiligheidsplan. Het calamiteitenplan bevat in ieder geval:
Beschrijving van relevante scenario’s voor het evenement (o.b.v. risicoanalyse):
Beschrijving van de preventieve maatregelen die getroffen zijn;
Beschrijving van repressieve maatregelen. Hierdoor weet eenieder wat er van hem/haar verwacht wordt bij een specifieke calamiteit;
taken en verantwoordelijkheden (afbakening tussen organisator en hulpdiensten);
crisisstructuur (deelnemers, locatie, vergaderfrequentie);
communicatie (alarmering medewerkers, waarschuwen bezoekers, inlichtingshulpmiddelen, verbindingsschema en afspraken over woordvoering).
Het scenario (algehele) ontruiming van het evenemententerrein moet altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen.
Bij grootschalige (muziek)festivals moet het scenario paniekontruiming van het evenemententerrein altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd in panieksituaties, door wie en met gebruik van welke middelen.
Crowdmanagementmaatregelen:
Preventieve crowdmanagementmaatregelen (zoals inrichting evenementenlocatie, veiligheidsnormen, risicoanalyse, programmering en preventief informeren);
Repressieve crowdmanagementmaatregelen (zoals lichtkranten, cityguides, omroepinstallaties, exit banners).
Plattegrond(en):
Inrichting evenemententerrein (podia, horeca, toiletten, beveiligingspost, EHBO e.d.);
Locatie van brandkranen op of in de buurt van het evenemententerrein;
Fysiek genomen maatregelen (nooduitgangen, aanrijdroutes, calamiteitenroutes, crowdmanagementmaatregelen, verkeersmaatregelen e.d.).
Communicatieplan
Een communicatieplan bevat in ieder geval:
Communicatie door de organisator naar direct omwonenden (zoals een bewonersbrief en/of een advertentie in de krant of een wijkblad);
Communicatie van de organisator naar bezoekers/deelnemers (zoals huisregels, bewegwijzering, gebruik openbaar vervoer, parkeerfaciliteiten en preventieve boodschappen);
Organisatieschema (inclusief taken, verantwoordelijkheden en contactgegevens).
Beveiligingsplan
Het beveiligingsplan bevat in ieder geval:
Naam geregistreerd beveiligingsorganisatie;
Aantal gecertificeerde beveiligers per taak, moment en locatie;
Herkenbaarheid van beveiligingspersoneel;
De eisen die de organisator stelt om het terrein te mogen betreden (tolerantiebeleid);
De maatregelen die de organisator treft om drugsgebruik tegen te gaan;
Beschrijving van de communicatiemiddelen.
Brandveiligheidsplan
Het brandveiligheidsplan bevat in ieder geval:
Maatregelen om brandveiligheid maximaal te waarborgen, zoals:
Inrichting evenemententerrein en tijdelijke bouwsels (bijvoorbeeld podia, nooduitgangen, aanrijdroutes hulpdiensten);
Constructie en indeling van tijdelijke bouwsels (inclusief technische brandklasse certificaten);
Opstellingsplannen;
Stoffering en versiering;
Te plaatsen aggregaten;
Aantal beschikbare brandwachten;
Vluchtcapaciteit;
Brandveiligheidsvoorzieningen, zoals brandblusmiddelen, vluchtwegverwijzing, omroepinstallaties;
Bereikbaarheid hulpdiensten.
Medisch plan
Het medisch plan is een beschrijving van het medisch en geneeskundig plan met in ieder geval contactpersonen, coördinatie en beschikbare mensen/middelen en de wijze waarop het plan wordt uitgevoerd. Een medisch plan bevat in ieder geval:
Gegevens EHBO:
Naam EHBO-organisatie;
Contactgegevens EHBO-coördinator;
Plaats bereikbaarheid EHBO-post(en) (en ambulances);
Aantal aanwezige EHBO’ers (moment en locatie);
In te zetten materiaal (uitrusting, AED, communicatiemiddelen, e.d.);
Inzettijden van de EHBO en andere medische hulpverleners;
Aanwezigheid van andere medische hulpverleners (verpleegkundige, arts, ambulance e.d.);
Eventuele werkafspraken met organisator, ziekenhuis, huisarts en/of meldkamer ambulancezorg;
Bereikbaarheid van de evenementenlocatie;
Locatie chill-out ruimte;
Beschrijving ten aanzien van alcohol- en drugsgebruik;
Maatregelen ten aanzien van hitte;
Technische hygiëne zorg, infectieziektebestrijding en andere gezondheidskundige aspecten (drink)watervoorzieningen, afvalverwerking, sanitaire voorzieningen, dieren).
Verkeersplan/mobiliteitsplan
Het verkeers- of mobiliteitsplan wordt opgesteld door de organisatie van een evenement, eventueel in overleg met de verkeersmedewerker van de gemeente, de politie, de brandweer en indien van toepassing met provincie Noord-Brabant of Rijkswaterstaat. Bij C-evenementen is een verkeers- of mobiliteitsplan verplicht en moet de organisatie het plan op laten stellen door een verkeerskundig bureau, onder advies van de verkeersmedewerkers van de gemeente, provincie Noord-Brabant en Rijkswaterstaat.
Uitgangspunt van het plan moet zijn dat de overlast voor bewoners en bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk beperkt blijft. Het verkeersplan bevat maatregelen om de verkeersveiligheid te borgen, zoals:
Ingehuurde organisatie;
Aantal verkeersregelaars per taak, moment en locatie;
Tijden en locaties van de wegafsluitingen en omleidingen;
Toegankelijkheid evenemententerrein, ook voor minder validen;
Parkeerfaciliteiten, inclusief parkeren voor minder validen;
Aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot het openbaar vervoer en parkeerfaciliteiten;
Doorgang openbaar vervoer in relatie tot het evenemententerrein;
Af- en aanrijdroutes (artiesten, leveranciers);
Calamiteitenroutes hulpdiensten;
Vrijhouden van brandkranen bij parkeren van voertuigen in de buurt van het evenement;
Bebordingsplan;
Aantal gecertificeerde verkeersregelaars (evenementen/beroeps)
Garanderen van bereikbaarheid van onder andere ziekenhuizen, huisartsen, gemeentehuis;
Begaanbaar houden af- en aanrijdroutes en calamiteitenroutes.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies