Een vooroverleg tussen de organisator en de gemeente helpt om informatie uit te wisselen. Enerzijds over het beoogde evenement, anderzijds over het te doorlopen evenementenproces en de vergunningverlening. Verwachtingen over en weer kunnen worden doorgenomen. In het verdere (formele) proces komen beide partijen minder snel voor verrassingen te staan.
Afhankelijk van het evenement (vergunningsplichtig of niet) en de behoefte van de vergunningverlener, kunnen de adviesdiensten ook aansluiten bij een vooroverleg. De uitnodiging hiervoor moet tijdig worden gedaan. In het vooroverleg worden geen inhoudelijke adviezen over het evenement verstrekt. Door de adviesdiensten zal over oplossingsrichtingen worden meegedacht.