Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het
Inkoopbeleid en heeft dit aan de organisatie gemandateerd. Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de ambtelijk organisatie. Binnen het inkoopproces zijn daarvoor de volgende rollen te onderscheiden:
De budgethouder is (eind)verantwoordelijk voor de productgroep strategie, planning en kaders van de inkopen die binnen de toegewezen productgroep(en) worden gedaan.
En heeft de verantwoordelijkheid om de betreffende portefeuille houder op de hoogte te houden. Voorbeelden van productgroepen zijn: onderhoud en aanleg infrastructuur, flexibele arbeid, advies en onderzoek, Jeugdzorg, WMO.
Als er meerdere teams eenzelfde soort dienst, levering en/of werk inkopen moet de productgroep strategie gecoördineerd worden.
Inkoopadviseur: (eind)verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van inkooptrajecten indien er sprake is van een meervoudig onderhandse, nationale of Europese aanbesteding en adviseur in het geval van afwijkingen van dit beleid.
Operationeel inkoper: (eind)verantwoordelijk voor het enkelvoudig onderhands opvragen van offertes, tenzij dit gebeurt in het kader van een afwijking van dit inkoopbeleid.
Besteller: (eind)verantwoordelijkheid voor het afroepen van bestellingen bij reeds gecontracteerde leveranciers.
Inkoopcoördinator: biedt support aan de verschillende inkoop rollen/functies, participeert ter borging op de gemeentebrede coördinatie van de inkoop en op het gebied van ontwikkelingen en afwijkingen.
De basisregels van het inkoopproces, hoe koop ik nu in?
Naast de budgethouder (vaak de teamleider) zijn de operationeel inkoper en de inkoopadviseur de eerstelijns contactpersonen in de organisatie. Dit in het geval van een functionaris met een behoefte vraag wil weten hoe hij/zij kan inkopen. Afhankelijk van de behoeftevraag wordt door de contactpersoon een vervolg inkoopproces aangegeven. Indien van toepassing wordt dit ook door hem/haar uitgevoerd.
Het vervolg inkoopproces kan variëren van het laten afroepen van de behoefte met een bestelling (taak van de besteller). Of het doen van een (meervoudige) offerteaanvraag (taak operationeel inkoper en /of inkoopadviseur). Tot en met het uitvoeren van een Europese aanbesteding (taak van de inkoopadviseur).
Het aangaan van de uiteindelijke verplichting (de bestelling en/of het contract) wordt ondertekend door een daartoe gemandateerde functionaris. Het ‘4-ogen principe’ dient geborgd te worden door de juiste betrokkenheid van de operationeel inkoper en/of of inkoopadviseur.
Coördinatie en sturing inkoop gemeente West Betuwe
De Regiegroep Inkoop (*) is verantwoordelijk voor het:
Sturen op de ontwikkelingen van de inkoopfunctie gemeentebreed.
Coördinatie tussen de verschillende en eventuele overlappende productgroepen en waar nodig prioritering.
Monitoren van het inkoopbeleid en de inkoopstrategie van de verschillende productgroepen.
Toetsen van Europese aanbestedingen op de te realiseren gemeentelijke doelen.
De Regiegroep wordt daarin ondersteund door de inkoopcoördinator en komt periodiek en op afroep bijeen. De voorzitter van de regiegroep inkoop rapporteert aan de directie.
(*) Bijlage 1: toelichting rol en scope van de Regiegroep inkoop.
Uitgewerkt naar het strategische en tactische inkoopproces zien de rollen/functies er als volgt uit:
Figuur 3: rollen en taken strategische en tactische inkoopproces
De budgethouder houdt in samenspraak met de inkoopadviseur proactief een aanbestedingskalender bij van alle lopende en toekomstige aanbestedingen. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder binnen teams om aanbestedingen tijdig aan te melden voor opname in de aanbestedingskalender. De inkoopadviseur is verantwoordelijk voor een complete en juiste invoering van de gegevens over de aangemelde aanbestedingen. Van alle lopende aanbestedingen wordt de planning bijgehouden.
De inkoopadviseur maakt bij aanbestedingen een startnotitie. Dit in afstemming met de budgethouder en eventueel andere materiedeskundigen. Op basis van verschillende analyses van interne wensen en eisen, risico’s, de leveranciersmarkt (van zowel huidige als potentiële leveranciers) en juridische (on)mogelijkheden wordt de aanbestedingsstrategie vertaald in onder andere de gunnings- en selectiecriteria. Met de startnotitie kan een vroegtijdig integrale afweging plaatsvinden over de aard en opzet van de aanbesteding.
De inkoopcoördinator participeert vanuit zijn coördinerende- en inkoopbeleidsmatige rol.
Uitgewerkt naar het operationele inkoopproces zien de rollen/functies er als volgt uit:
Figuur 4: rollen en taken operationele inkoopfunctie
De operationeel inkoper: plaatsen van kleinere opdrachten en losse bestellingen (zijnde niet binnen een raamovereenkomst/dienstverleningsovereenkomst). Dit is uitsluitend voor zaken waarbij geen groot afbreukrisico speelt voor de organisatie en binnen duidelijke financiële kaders (= budget mandaat). Deze rol vervult hiermee een deel van de tactische inkoopbehoefte.
Debesteller/beheerder: een functionaris die kan afroepen binnen bestaande overeenkomsten, alsook overige inkoop-administratieve taken.
De inkoopadviseur ondersteunt de operationele inkoper met het voeren van de regie en/of participeren en adviseren bij meervoudige offerteaanvragen en adviseert bij enkelvoudige offerte aanvragen.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2