Subsidies dienen ingezet te worden als motor om de doelstellingen van het evenementenbeleid te bereiken (zie hoofdstuk 3). Dat betekent dat er voldoende ondersteuning en stimulering moet zijn van innovatie en creativiteit bij bestaande en nieuwe evenementen en evenementen die Harderwijk op de kaart zetten als toeristische trekpleister. Er zijn eenduidige regels en criteria bij het verlenen van subsidies voor evenementen nodig. Door subsidies gericht in te zetten kunnen wij vraaggerichte ontwikkeling van nieuwe evenementen stimuleren (zie subsidiecriteria). In de gesprekken met de evenementenorganisatoren kwam ook duidelijk de wens naar voren om de gemeentelijke financiële stromen voor evenementen te herschikken. Er is behoefte aan een eenduidig subsidiebeleid waarin keuzes gemaakt worden. Om het proces overzichtelijker te maken en te werken aan het bereiken van onze doelstellingen doen we hieronder een voorstel hoe de budgetten en criteria aan te passen.
Werkwijze subsidiering
Jaarlijks is er op dit moment een evenementenbudget beschikbaar van € 60.000,-. De werkwijze voor de verdeling van het huidige evenementbudget is als volgt:
Het college stelt jaarlijks het subsidieplafond vast.
De aanvragen worden ingediend bij de beleidsadviseur subsidies.
Deze adviseur verzamelt alle aanvragen en maakt een voorstel voor de verdeling van het budget na overleg met de betrokkene sectoren (toerisme en recreatie, cultuur en vergunningverlening).
Alle subsidieaanvragen worden naast de criteria van de deelverordening subsidies Evenementen gelegd.
Het voorstel wordt voorgelegd aan de budgetverantwoordelijke en de betreffende wethouder.
Op basis van deze bespreking wordt de definitieve verdeling vastgesteld.
Dat gebeurt een keer per jaar in het begin van het kalenderjaar.
Continuïteit borgen
Wij willen continuïteit voor bestaande evenementen in Harderwijk borgen. Daarom ondersteunt de gemeente evenementen jaarlijks met subsidies en daarnaast ook facilitair door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van een mobiele podium en/of dranghekken, het schoonmaken van de terreinen, de ondersteuning door stadtoezicht, etc.
Om evenementen of clusters van evenementen met (inter)nationale allure beter te kunnen ondersteunen denken we aan meerjarige afspraken zodat er meer zekerheid komt. Deze afspraken worden zoveel mogelijk SMART geformuleerd. Evenementen die in aanmerking komen zullen aan voorwaarden moeten voldoen zoals:
meer dan 10.000 bezoekers trekken
publiek vanuit buiten Harderwijk aantrekken
vaste waarde voor de stad hebben (het evenement wordt al enkele jaren georganiseerd; het evenement laat een stijgende lijn zien voor wat betreft bezoekers en publiciteit)
Het voorstel is een ondersteuning voor een periode van drie jaar, waarna de resultaten geëvalueerd worden. Het doel is om deze evenementen te versterken door zekerheid te bieden. Tegelijkertijd wordt ook aangegeven dat de gemeente verwacht dat deze periode ook gebruikt wordt om andere geldbronnen in beeld te brengen zodat deze evenementen op termijn minder afhankelijk worden van overheidssubsidies. Tegenwoordig zijn er diverse mogelijkheden om dat te bereiken (zie hieronder crouwdfunding).
Crowdfunding is meer dan alleen geld inzamelen. Middels een crowdfundingcampagne wordt ook gecheckt of er animo is voor een nieuw evenement, of er vrijwilligers zijn die zich aan het evenement willen verbinden, en of er organisaties zijn die hulp en faciliteiten willen bieden. Door crowdfunding kan direct support bij de crowd worden gehaald wat tevens een band schept tussen de ‘investeerders’ en de organisatie. Er wordt een community gecreëerd van mensen die in het initiatief geloven. De informatie en feedback die deze community aan de organisatie biedt is minstens zo waardevol als het geld dat opgehaald wordt.
Vernieuwing stimuleren
Om nieuwe initiatieven en nieuw aanbod te stimuleren willen we een stimuleringsbudget voor evenementen invoeren. Door te investeren in innovatie en creativiteit willen we het Harderwijkse evenementenaanbod naar een hoger niveau brengen. Nieuwe initiatieven verbreden het aanbod van evenementen en bieden de mogelijkheid voor het aantrekken van nieuwe doelgroepen (als kansrijke ontwikkelingen worden in het rapport van Bureau voor Ruimte & Vrije Tijd de volgende thema’s genoemd: water, Hanze, food, etc.).
Naast subsidies van de overheid speelt ook draagvlak in de maatschappij een belangrijke rol. Een van de mogelijkheden om draagvlak te creëren is het gebruik van crowdfunding, een inmiddels populaire manier om een initiatief geheel of gedeeltelijk te financieren.
Beschikbare budgetten bundelen
Het beschikbare budget voor evenementen is € 60.000. Daarnaast zijn er nog twee andere subsidiepotten die onder andere bestemd zijn voor het ondersteunen van eenmalige evenementen/ activiteiten, te weten:
Subsidie Culturele impuls (ondersteuning van culturele evenementen) en
Eenmalige activiteitensubsidie welzijn, sport, cultuur en zorg (ondersteuning van sport- en cultuurevenementen)
Jaarlijks worden vanuit de twee laatstgenoemde budgetten circa € 40.000,- voor eenmalige of nieuwe evenementen gebruikt. Om meer overzicht en efficiency bij het aanvragen van subsidie te verkrijgen gaan we de beschikbare budgetten bundelen: € 60.000,- evenementensubsidie wordt aangevuld met €40.000,- van de subsidie Culturele impuls en de Eenmalige activiteitensubsidie welzijn, sport, cultuur en zorg. Daarmee ontstaat een subsidiebudget voor evenementen van € 100.000,-
Aanvullend budget nodig voor vernieuwing
Naast het budget voor de ondersteuning van bestaande evenementen willen we ook inzetten op vernieuwing en nieuwe evenementen. Nieuwe innovatieve, creatieve en kleinschalige evenementen kunnen het aanbod verbreden en nieuwe doelgroepen bereiken. Om dit te kunnen realiseren stellen we voor om een aanvullend budget beschikbaar te stellen van € 30.000,- Het effect van de inzet van deze aanvullende middelen willen we in 2020 evalueren.
Nieuwe evenementen die in aanmerking komen voor dit budget worden minder streng beoordeeld op de subsidiecriteria (subsidiecriteria van de Algemene Subsidie Verordening zijn verplicht). De initiatieven hebben de mogelijkheid om maximaal twee jaar gebruik te maken van deze ‘aanmoedigingssubsidie’. Daarna doen ze mee met de reguliere evenementen en kunnen ze ‘gewone’ evenementensubsidie aanvragen.
Subsidiecriteria
Hieronder geven we de lijst van criteria waarop bij de toekenning van subsidie getoetst zal worden.
We hebben hierbij gekozen voor hoofdlijnen op basis van de doelstellingen die de gemeente heeft met evenementen (en niet op gedetailleerde criteria).
Het evenement:
sluit aan bij de doelstellingen en de strategische keuzes van het evenementenbeleid;
past in de evenementenkalender qua tijdstip, soort evenement en locatie;
is voor iedereen toegankelijk.
De organisator:
is een rechtspersoon;
beschikt over de vereiste vergunning(en)/ontheffing(en) voor het evenement.
De begroting:
is transparant en kostenefficiënt opgesteld. Er moet inzicht zijn in de inkomsten (ook van andere financiers) en uitgaven het evenement;
laat duidelijk blijken dat er een financiële noodzaak is voor het aanvragen van subsidie;
laat zien dat tenminste 75% van de inkomsten uit andere bronnen afkomstig is dan de aangevraagde subsidie.
Meerwaarde:
Het evenement heeft meerwaarde voor tenminste voor één van de volgende aspecten:
media-aandacht tenminste regionaal bij voorkeur nationaal (promotionele doelstelling)
relatief hoge bezoekersaantallen
gericht op samenwerking met ondernemers en/of organisaties en/of onderwijs in Harderwijk.
Marketing en communicatie:
Een goed marketing- en communicatieplan is essentieel voor een succesvol evenement. Bij de beoordeling van aanvragen wordt dit dan ook meegewogen. Belangrijke aspecten zijn onder andere:
samenwerking met de lokale marketing en promotie stichting van Harderwijk;
verhouding van het marketing- en communicatiebudget tot de totale begroting van het evenement
de samenwerking met mediapartners en welke dat zijn
Hoofdstuk 1:
Artikel 4.5
Subsidies herschikken en efficiënter inzetten
Onderdeel van Beleidsregel van de gemeenteraad van de gemeente Harderwijk houdende regels omtrent evenementen