Het is de verantwoordelijkheid van u als organisator/aanvrager om de aanvraag voor de vergunning tijdig in te dienen. Na ontvangst van de complete aanvraag, minimaal 16 weken voor aanvang van het evenement, stuurt de gemeente de aanvraag ter definitieve beoordeling en advisering door aan diverse gemeentelijke diensten en haar adviespartners. Als een aanvraag korter dan 8 weken voor het evenement wordt ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling niet meer mogelijk is kan de gemeente besluiten de vergunning op grond van artikel 1:8 lid 2 van de Algemene plaatselijke verordening gemeente Ermelo te weigeren.
De gemeente en haar adviespartners moeten een deugdelijk oordeel kunnen vellen over de mate waarin u als organisator aan uw verantwoordelijkheden voldoet. Als organisator bent u in dit licht ook verantwoordelijk voor het tijdig en compleet aanreiken van alle voor deze beoordeling benodigde informatie. Op het aanvraagformulier evenementenvergunning staat aangegeven welke gegevens aangeleverd moeten worden bij de vergunningaanvraag. Zo moet altijd een tekening van het evenemententerrein aangeleverd worden. Deze moet er als volgt uit zien:
Een plattegrond schaal 1:500, waarop (indien van toepassing) staat aangegeven:
Grens evenemententerrein, begrenzing publieksgedeelte
Grens aanliggende bebouwing
Podium met speelrichting i.v.m. geluid
Bak- en braadkramen (i.v.m. afstand tot brandgevaarlijk objecten)
Gasflessen en/of andere brandbare stoffen
Bouwsels en objecten (tenten, constructies) groter dan 25m2, ten aanzien van deze objecten wordt aanvullend de volgende informatie gevraagd:
Plattegrond, vooraanzicht en zijaanzicht (1:100)
Nooduitgangen en vluchtroutes (1:100)
Details van aansluitingen, stabiliteitsverbanden etc. (1:10)
Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:
de voor personen beschikbare oppervlakte;
de gebruiksbestemming;
de opstelling van inventaris en van de in artikel 5.5 BGBOP (afkortingen uitschrijven in de begrippenlijst) bedoelde inrichtingselementen, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:
brand- en rookwerende scheidingsconstructies.
vluchtroutes.
draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16 BGBOP.
nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan.
vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15 BGBOP.
noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3 BGBOP.
brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20, BGBOP, en
brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24. BGBOP.
Overige objecten kleiner dan 25m2, waarbij deze niet allemaal individueel hoeven te worden weergegeven, maar ook een zone aangegeven kan worden waarin deze geplaatst worden.
Calamiteitenroutes, EHBO-posten, in- en uitgangen, nooduitgangen.
Om te kunnen beoordelen hoe u als organisator van het evenement invulling geeft aan de uitgangspunten van beleid en regelgeving en de risico’s ten aanzien van openbare orde en veiligheid beperkt tot het aanvaardbare minimum wordt u naast een volledig ingevuld aanvraagformulier, indien van toepassing, gevraagd een aantal bijlagen bij te voegen zoals:
Omschrijving activiteiten/Programma.
Tekeningen van tijdelijke constructies/technische specificaties en/of tentdoek in Nederlands.
Certificaten oefen- en gokspelen.
Keuringscertificaten (kermis)attracties.
Veiligheidsplan, verkeersplan, medisch plan.
Akoestisch relevante indieningsvereisten
Tekening evenemententerrein met hierop tenminste aangegeven:
de locaties en afmetingen van de te plaatsen tijdelijke bouwwerken, zoals tenten, podia, attracties, tribunes, geluidsinstallaties (speakers) etc. Hierbij is vooral de plaats, de hoogte en de afstralingsrichting van het podium (of de podia) en speakers van belang;
de omliggende gebouwen, waaronder de geluidgevoelige bestemmingen als woningen, scholen, woonzorgcentra e.d.;
de vluchtroute en calamiteitenroute. Dit in verband met het eventueel verplaatsen van de podia ter optimalisatie van de geluidniveaus op de omgeving. De podia mogen immers geen vluchtroute en/of calamiteitenroute afsluiten of belemmeren;
plaats van eventuele stroomaggregaten, luchtblowers e.d.
Algemene informatie:
de aard en de doelstelling van het evenement;
de begin- en eindtijd (inclusief opbouw- en afbouwtijd);
het programma: wat voor muziek zal er worden gespeeld, betreft dit livemuziek of DJ's, enz.;
wordt er op het podium gebruik gemaakt van (geluid)monitoren of een in-ear systeem. Dit in verband met mogelijk op zeer korte afstand gelegen woningen van derden direct achter het podium;
het aantal te verwachten deelnemers en/of bezoekers (dat gelijktijdig aanwezig is);
indien er een parkeervoorziening wordt gebruikt het aantal te verwachten auto's;
eventuele overnachtingen- of kampeergelegenheden. Dit i.v.m. eventuele geluidoverlast vanaf bijvoorbeeld een camping;
inzet materieel met bijbehorend bronsterkte (geluidvermogen niveau). Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld een aggregaat, blowers springkussens, air tubes, flyguys, heftrucks (tijdens op- en afbouw) e.d..
Op basis van bovenstaande informatie kan een goede inschatting worden gemaakt van de categorisering van het betreffende evenement. Bij aanleveren van bovenstaande informatie hoeft een organisator van het evenement geen akoestisch onderzoek aan te leveren bij de gemeente.
Vanaf het moment dat de vergunningaanvraag wordt ingediend, wordt deze inhoudelijk beoordeeld en waar nodig voorgelegd aan de adviespartners. Bij grote of complexe evenementen kan het nodig zijn dat een multidisciplinair veiligheidsadvies nodig is. Dan wordt het veiligheidsplan in een integraal overleg met politie, brandweer en Veiligheidsregio beoordeeld en vastgesteld. De advisering door de interne diensten en externe adviespartners kan op onderdelen nog leiden tot het maken van nadere afspraken of het vaststellen of aanscherpen van de in de vergunning op te nemen randvoorwaarden
Naast de evenementenvergunning kunnen er andere besluiten of producten aan de orde zijn, bijvoorbeeld een verkeersbesluit, afstemming met de provincie of - dit speelt als een evenement binnen plaatsvindt - een geluidsontheffing op basis van de festiviteitenregeling uit de Algemene plaatselijke verordening (artikel 92). De medewerker apv en bijzondere wetten | vergunningen zorgt voor afstemming tussen deze verschillende besluiten en producten. Hierbij wordt u ook gevraagd om de voor de beoordeling relevante bescheiden binnen 2 weken aan te leveren. Na een eerste beoordeling over de compleetheid wordt uw aanvraag gespiegeld aan de regionale risicoscan. De gemeente classificeert uw voorgenomen activiteit aan de hand van mogelijk optredende risico’s. Na deze eerste beoordeling worden uw plannen besproken in het evenementenoverleg. De uitkomst van deze scan bepaalt mede welke externe partijen deelnemen aan het overleg.
Evenementenoverleg
In het evenementenoverleg beoordelen de relevante betrokkenen vanuit de gemeente en de adviseurs (politie, brandweer, Veiligheidsregio/GHOR) de door u ingediende informatie over het evenement. Ook u als organisator kunt worden uitgenodigd hieraan deel te nemen. Doel van het overleg is ervoor te zorgen dat eventuele knelpunten vroeg gesignaleerd en opgelost kunnen worden en eventuele onvolkomenheden in de documentatie door de organisator kunnen worden gerepareerd. Het evenementenoverleg sluit af met heldere procesafspraken waardoor zowel voor de organisator als de gemeente en diensten duidelijk is wie, wanneer welke actie moet ondernemen.
In het geval niet eerder een intakegesprek heeft plaatsgevonden is dit het moment waarop u als organisator het “stappenplan” ontvangt.
Besluit op de aanvraag
De gemeente stelt op basis van de beoordeling van de door de organisator aangereikte gegevens, de beoordeling van de plannen en de advisering van de partners een beschikking voor de evenementenvergunning op. Deze beschikking bevat de benodigde vergunning(en), de aangereikte plannen en het samenstel van randvoorwaarden waaronder de activiteit kan plaatsvinden. Het door de organisator aangeleverde veiligheidsplan maakt bijvoorbeeld integraal deel uit van de vergunningsvoorwaarden.
Dat betekent dat de organisator het evenement moet organiseren conform deze plannen en er ook gecontroleerd kan worden op inzet van de maatregelen die in de plannen opgenomen zijn om de risico’s te beheersen. Daarnaast kan het zijn dat er nog maatwerk voorschriften in de vergunning opgenomen zijn waar de organisator zich aan moet houden.
In het geval er een voorschrift aan de vergunning is verbonden die een tegenstelling oplevert met wat door de organisator is ingediend en is verbonden aan de vergunning, dan gaat het eerste voorschrift voor en moet de organisator dat voorschrift in acht nemen.
Bij complexe evenementen kan het, voor alle partijen, wenselijk zijn dat het pakket aan randvoorwaarden voor feitelijke vergunningverlening nog een keer doorgenomen wordt met de organisator van het evenement. Bij grote evenementen wordt deze afspraak al bij de start van het behandelproces van de evenementenaanvraag gemaakt.
In het uiteindelijke besluit over de evenementenvergunning wordt, indien van toepassing, ook een besluit genomen over een benodigde geluidsontheffing en het mogen plaatsen van objecten of andere standplaatsen (bijv. kraampjes, tenten, podia etc.). Als er tenten worden geplaatst die verblijfsruimte bieden aan meer dan 150 personen, geeft de gemeente tegelijkertijd met de evenementenvergunning ook de randvoorwaarden in het licht van de brandveiligheid. Een aparte melding hoeft door de organisator dus niet ingediend te worden.
Voor een ontheffing op basis van artikel 35 Drank en Horecawet geldt dat deze gelijktijdig met de aanvraag tot evenementenvergunning kan worden aangevraagd maar hiervoor ontvangt de organisator een apart besluit. Dit besluit wordt echter wel gelijktijdig met de evenementenvergunning genomen.
Op andere onderdelen kan altijd sprake zijn van meer benodigde aanvullende toestemmingen of ontheffingen. Het algemeen streven is de organisator waar mogelijk alle benodigde besluiten op één moment toe te sturen.
Artikel 16.
De vergunningaanvraag
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent het organiseren van publieksevenementen