In 2018/2019 is de werkwijze, die sinds 2014 wordt gehanteerd, geëvalueerd. Vanuit het werkveld, de gemeenten en de waterschappen, en ook de Provincie zelf, was men ontevreden over de effecten van het toezicht en over de aansluiting op de praktijk. Daarnaast wil de toezichthouder in spelen op de Agenda Toekomst van het Toezicht en zich voorbereiden op de nieuwe Archiefwet 2021.
In het Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht door de provincie Drenthe over het jaar 2021 is dan ook voor het Archief het volgende Informatiearrangement vastgesteld:
Het verslag van de interne verantwoording. Hierbij worden ofwel de beschikbare cruciale thema’s (zie kopje Huidige werkwijze), danwel de in samenwerking met de toezichthouder vastgestelde eigen risicogerichte thema’s als uitgangspunt genomen. Ieder thema krijgt een beoordeling goed, voldoende of onvoldoende en daaruit wordt ook een totaaloordeel afgeleid.
De wijziging ten opzichte van het vorige informatiearrangement is dat het nu is aangevuld met de vastgestelde eigen risicogerichte thema’s van de gemeenten.
Voor de gemeente Meppel zijn voor 2021 de volgende risicogerichte thema’s vastgesteld:
Kwaliteitssysteem
Wordt er een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheidentoegepast?
Bewaarstrategie
Beschikt de organisatie over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de daarvoor geldende ordeningsstructuur?
Vervanging
Past de organisatie op correcte wijze vervanging van archiefbescheiden toe?
Overbrenging
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de organisatie, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats?
Openbaarheidsbeperkingen
Heeft de archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet?
Deze thema’s worden uitgewerkt in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel. In overleg met de toezichthouder is afgesproken dat dezelfde thema’s als in 2020 worden gehanteerd. Dit Plan van Aanpak zal door de toezichthouder, Provincie Drenthe, worden beoordeeld in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht.
Hoofdstuk 1
Artikel 1.4