Het Besluit Vervanging 2017, alsmede dit Aanvullend besluit (2021), is van toepassing op alle archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 van de gemeente Heerenveen. Het betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden van processen, die zijn ingericht volgens de principes van digitaal werken en worden ondersteund met behulp van het zaaksysteem JOIN.
Argumentatie:
De belangrijkste overwegingen van de gemeente Heerenveen om over te gaan tot vervanging zijn:
het voorkomen van een hybride situatie en de risico’s en extra kosten voor de informatievoorziening die dit met zich meebrengt. Archiefbescheiden met een intrinsieke waarde worden niet vervangen. Analoge archiefbescheiden die zijn vervangen door een digitale kopie worden na 3 maanden vernietigd.
Er zijn diverse redenen om een Aanvulling op het Besluit vervanging archiefbescheiden 2017 vast te stellen:
De migratie van het zaaksysteem Suite4zaken en Corsa naar JOIN is niet enkel een wijziging van de technische infrastructuur, maar de implementatie van JOIN brengt ook procedureel de nodige veranderingen met zich mee.
Het (aanvullend) besluit tot vervanging archiefbescheiden is van toepassing op:
Alle analoge archiefbescheiden, die na vervanging zijn opgenomen en worden beheerd in het zaaksysteem JOIN. Deze archiefbescheiden ontstaan uit de werkprocessen van onze gemeente, die volgens het principe van digitaal werken en met behulp van JOIN worden ondersteund.
Zowel permanent te bewaren, als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
Het Handboek Vervanging is tegelijkertijd aangepast aan de nieuwe situatie. Het herziene Handboek Vervanging 2021 maakt integraal onderdeel uit van dit aanvullend besluit tot vervanging van archiefbescheiden.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies