Indien het hoofd van het organisatieonderdeel op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats, voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris. Indien wordt afgeweken van de wettelijke overbrengingstermijn voert het hoofd van het organisatieonderdeel hierover overleg met de archivaris.