Bij een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen de gemeente en een ondernemer ontevredenheid ontstaat over hoe tijdens de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt. Als de ondernemer ontevreden is, kan dit ertoe leiden dat hij een klacht indient.
Bij de afhandeling van klachten maakt de gemeente Noordenveld gebruik van diensten van andere gemeenten. Dit kan de gemeente Westerkwartier, Assen, Tynaarlo, Hunze en Aa’s en Midden-Drenthe zijn. Per aanbesteding wordt gekeken welke gemeente als klachtenbehandelaar kan optreden.
Bij het afhandeling van klachten wordt de volgende werkwijze gehanteerd
Aanbieder stuurt zijn klacht aan het e-mailadres van het klachtenmeldpunt;
In deze klacht maakt aanbieder duidelijk waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de aanbieder;
Het klachtenmeldpunt bevestigt de ontvangst van de klacht en meldt in de bevestiging de naam en e-mail adres van de onafhankelijke behandelaar, niet zijnde een medewerker die bij de aanbesteding is betrokken;
Het klachtenmeldpunt onderzoekt, eventueel aan de hand van door de aanbieder en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt houdt bij de behandeling van de klacht rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure;
Het klachtenmeldpunt brengt advies uit aan de aanbestedende dienst. In het advies wordt gemotiveerd aangegeven of het klachtenmeldpunt de klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond acht. Het advies van het klachtenmeldpunt is zwaarwegend, maar niet bindend voor de aanbestedende dienst;
Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de aanbestedende dienst corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de aanbestedende dienst dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de aanbieder. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld;
Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de aanbieder;
Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de aanbieder of de aanbestedende dienst voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de aanbestedende dienst wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Het advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts is niet bindend voor de aanbestedende dienst.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.4
Klachtenregeling
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Noordenveld 2021