Om een integrale afweging van de beschikbare financiële middelen mogelijk te maken, is het uitgangspunt om een zo beperkt mogelijk aantal voorzieningen in te stellen. Om dit te bereiken wordt onderstaand een aantal uitgangspunten geformuleerd waaraan voorzieningen moeten voldoen.
Voorzieningen worden als volgt ingedeeld:
Voorzieningen met onzekere verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op balansdatum onzeker, doch redelijkerwijs is in te schatten;
Voorzieningen voor op balansdatum bestaande risico’s van bepaalde te verwachten verplichtingen en verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
Egalisatievoorzieningen;
Voorzieningen voor toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven;
Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.
Ad 1): verplichtingen en verliezen die redelijkerwijs zijn in te schatten worden opgenomen in een voorziening. Een voorbeeld van een dergelijke voorziening is de voorziening pensioenen bestuurders.
Ad 2): risico’s van bepaalde te verwachten verplichtingen en verliezen worden opgenomen in een voorziening. Deze kunnen zich bij voorbeeld voordien in de sfeer van grondexploitaties.
Ad 3): om fluctuaties in de exploitatielasten (groot onderhoud) op te vangen worden egalisatievoorzieningen gevormd. Voor elke egalisatievoorziening dient een actueel beheerplan aanwezig te zijn. Niet voor elk beheerplan wordt een voorziening gevormd. Daar waar de jaarlijkse uitgaven niet of nauwelijks fluctueren is het niet nodig om een voorziening te vormen.
Ad 4): bij de berekening van het tarief voor rioolheffing en afvalstoffenheffing mogen spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen worden meegenomen. Deze worden als last in de exploitatie toegevoegd aan een voorziening (ex. artikel 44, lid 1d BBV) .
Ad 5): voorzieningen moeten worden gevormd indien aan de voorwaarden van artikel 44, lid 2 BBV wordt voldaan.
Het instellen van een nieuwe voorziening gebeurt door middel van een raadsbesluit. In het raadsbesluit dienen minimaal de volgende bestanddelen te worden opgenomen:
Het doel van de voorziening;
De vaststellingsdatum van het (beheer)plan c.q. onderbouwing;
De wijze van voeding van de voorziening incl. bedrag;
De eindtermijn van de voorziening.
Een voorziening kan niet worden ingesteld als een (beheer)plan c.q. onderbouwing ontbreekt. Uitzondering op deze regel zijn de voorzieningen “van derden verkregen middelen”. Beheerplannen worden vastgesteld door de raad. Voorzieningen, voor zover betrekking hebbend op het onderhoud van kapitaalgoederen (toekomstig groot onderhoud), zijn gebaseerd op een (financieel) beheerplan met een tijdshorizon van minimaal 5 jaar.
De bestanddelen van een voorziening worden vastgelegd in de financiële administratie.
Artikel 4.1.
Vorming van voorzieningen
Onderdeel van Nota Reserves en Voorzieningen 2021 Gemeente Lopik