Het stellen van doelstellingen is één, het realiseren van die doelstellingen is twee. Het hebben en houden van inzicht en grip op alle relevante inkoopstromen en -processen is dan ook van belang. De Gemeente houdt binnen de beschreven rolverdeling (zie hoofdstuk 4) op verschillende manieren inzicht en grip op Inkoop, namelijk:
De teammanager levert bij de strategisch inkoopadviseur de spendgegevens aan over het voorafgaande jaar en de strategisch inkoopadviseur voert vervolgens (jaarlijks) een spendanalyse uit over de uitgaven van de gehele Gemeente van het voorafgaande jaar;
Aan de hand van de spendanalyse onderzoeken de teammanagers samen met de strategisch inkoopadviseur het verbeterpotentieel in relatie tot de inkoopuitgaven en afgesloten contracten;
Teams stellen, in samenspraak met de strategisch inkoopadviseur, een aanbestedingskalender op. Op deze kalender staan alle inkooptrajecten die de komende vier jaar doorlopen moeten worden;
Jaarlijks evalueren de strategisch inkoopadviseur en de Teams de investeringsbegroting en aanbestedingskalender. Indien er afwijkingen worden geconstateerd dan zal de aanbestedingskalender hierop worden aangepast;
Jaarlijks stellen Teams doelstellingen en ambities vast op gebied van Inkoop en stuurt de strategisch inkoopadviseur, met medewerking van de Teams, interne rapportages richting het Directieteam over de realisatie van de doelstellingen en naleving van het inkoopbeleid. Indien er is afgeweken van het inkoopbeleid zal dit gemotiveerd worden opgenomen in de jaarlijkse interne rapportage.
De teammanagers zijn eindverantwoordelijk voor het naleven van het inkoopbeleid binnen hun Team. De strategisch inkoopadviseur ziet gemeente breed toe op de toepassing van het inkoopbeleid, en signaleert en rapporteert over de naleving hiervan via de teammanager Concern aan het Directieteam.
Hoofdstuk 3. › Paragraaf 3.2
Artikel 3.2.2
Zicht en grip hebben op inkoopuitgaven
Onderdeel van Inkoopbeleid gemeente Smallingerland