Art. 3.2 Privacy protocol ondermijning gemeente Alphen aan den Rijn — Toelichting op de 4 fases van het protocol

Het proces van het signaleren en aanpakken van signalen van ondermijnende activiteiten verloopt met het oog op proportionaliteit en subsidiariteit in vier fases, en met de inzet in die fases van een daartoe aangewezen functionaris (hierna: de regisseur ondermijning) die waarborgt dat de verschillende fases ook op juiste wijze worden gevolgd. Hieronder worden de verschillende fases toegelicht. Daarbij geldt dat de beoordeling van een binnengekomen signaal het startpunt van het protocol vormt. Er wordt in dit protocol dan ook tot uitgangspunt genomen dat het delen van signalen met de regisseur ondermijning op rechtmatige wijze geschiedt. Vanzelfsprekend zal een verstrekker van een signaal wel steeds moeten vaststellen of die verstrekking in lijn is met de privacyregelgeving. Fase 1 heeft betrekking op de ontvangst en de intake van een signaal. Een signaal kan op verschillende manieren binnenkomen, zoals via een telefonische, schriftelijke (vaak digitale) melding van een inwoner, professional/collega of een melding via Meld Misdaad Anoniem. Het signaal wordt na ontvangst beoordeeld door de regisseur ondermijning. Voor de beoordeling van een signaal is van belang wat het signaal inhoudt en of het betrekking heeft op ondermijning. Dat betreft de eerste weging. Een signaal wordt bij intake beoordeeld op grond van een aantal kenmerken en indicatoren. Deze signaalanalyse is nader uitgewerkt in bijlage 1 van dit model protocol: de ‘Checklist ten behoeve van beoordelingskader Ondermijning’. De beoordeling van een signaal vindt plaats binnen het kader ‘ondermijnende criminaliteit’. In aanvulling hierop is tenminste sprake van één van de indicatoren ‘situationele en lokale verankering’. Daarna wordt gekeken naar de indicatoren ‘signalering’, die nader uitgewerkt zijn in een lijst met ‘red flags’. Zodra aan de hand van bijlage 1 – die geen limitatief overzicht bevat en die ook kan worden aangepast al naar gelang de eigen gemeentelijke praktijk en ervaringen – is vastgesteld dat sprake is van een ondermijningssignaal, vindt de tweede weging plaats. De tweede weging valt uiteen in twee delen: weging 2A en weging 2B. Weging 2A betreft de vraag of het binnengekomen signaal betrekking heeft op een taak of bevoegdheid van de gemeente, en niet op een taak of bevoegdheid van een andere instantie (bijvoorbeeld van de politie, kinderbescherming, etc.). Het is hierbij dus van belang na te gaan of het signaal in beginsel tot gemeentelijk optreden kan leiden. Een dergelijke gemeentelijke taak is bijvoorbeeld een van de openbare ordebevoegdheden van de burgemeester. Vervolgens zijn er twee opties: Het signaal kan mogelijk aanleiding vormen voor inzet van een gemeentelijke taak of bevoegdheid. In dat geval wordt overgegaan naar weging 2B; Het signaal kan geen aanleiding vormen voor inzet van een gemeentelijke taak of bevoegdheid. Het signaal wordt niet in behandeling genomen door de gemeente en zo nodig doorverwezen naar de bevoegde instantie. Weging 2B betreft de vraag of het signaal betrekking heeft op het grondgebied van de gemeente. Het gaat, met andere woorden, om de vraag of het subject of object waar het signaal betrekking op heeft binnen de gemeente woont respectievelijk is gevestigd. De volgende vragen moeten daarbij achtereenvolgend worden beantwoord: Gaat het om een object of een subject? In het geval van een object: is het object binnen de gemeentegrenzen gelegen (dan wel is er anderszins een link met de gemeente)? In het geval van een subject: is het subject woonachtig binnen de gemeentegrenzen (dan wel is er anderszins een link met de gemeente)? Deze vragen worden beantwoord aan de hand van informatie uit openbare bronnen zoals de basisregistraties. Daarbij zullen in ieder geval het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, de Basisregistratie personen (BRP) en de Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) vaak van belang zijn. Ook nu zijn er weer twee opties: Het signaal heeft betrekking op het grondgebied van de gemeente. In dat geval gaat men door naar fase 2; Het signaal valt buiten het grondgebied van de gemeente. Het signaal wordt niet in behandeling genomen door de gemeente en zo nodig doorverwezen naar een andere gemeente of instantie. Aan het einde van fase 1 is vastgesteld of het signaal: betrekking heeft op ondermijning (zie daarvoor bijlage 1); mogelijk aanleiding kan vormen voor inzet van een gemeentelijke taak ofbevoegdheid (het zal hierbij veelal gaan om wettelijke taken en bevoegdheden die zien op openbare orde bevoegdheden en bevordering van de leefbaarheid); én betrekking heeft op een subject of object dat binnen de gemeente woont resp. is gevestigd. Alleen als dat zo is, komt fase 2 in beeld. In fase 2 vindt de beoordeling van signalen van inwoners en professionals plaats. Hier vindt dan ook de derde weging plaats. De gemeente weegt de zwaarte van het signaal en beoordeelt waar het signaal het beste kan worden afgehandeld. De gemeente zou ten aanzien van de ‘zwaarte-weging’ kunnen vastleggen, bijvoorbeeld in gemeentelijk beleid, hoe een dergelijke weging, aansluitend bij lokale omstandigheden, wordt uitgevoerd en welke factoren daarbij relevant zijn, zoals ‘is het signaal voldoende concreet?’ ‘is het signaal van recente datum?’, ‘heeft het signaal betrekking op een onderwerp ter zake waarvan eentrend- en fenomeenanalyse is uitgevoerd waaruit blijkt dat er bijzondere aandacht voor een bepaald fenomeen vereist is?’, etc. Ook kan in dit beleid worden opgenomen onder welke omstandigheden in aanvullende openbare bronnen, waaronder op internet, onderzoek kan worden gedaan naar hetsignaal. Het zal in beide gevallen steeds moeten gaan om objectieve criteria. Na deze tweede weging volgt een beslismoment bij het ondermijningsteam: er gebeurt niets met het signaal. Het signaal wordt niet in behandeling genomen (waarbij het signaal gedurende een jaar versleuteld bewaard wordt en daarna vernietigd wordt); of een signaal wordt naar een gemeentelijk onderdeel gestuurd dat de regie vervolgens voert; of een signaal wordt naar het RIEC gestuurd dat de regie vervolgens voert; of er volgt een vervolganalyse, waarmee fase 3 ingaat. Aan het einde van fase 2 is vastgesteld of het signaal zwaar genoeg is om daar een nadere analyse op te verrichten. Alleen in dat geval komt fase 3 in beeld. Of een signaal zwaar genoeg is, kan worden bepaald aan de hand van daartoe te definiërengemeentelijke criteria. In fase 3 van het protocol bepaalt de privacy officer in het kader van Privacy check 1 (zie daarover hoofdstuk 4 hierna) of en zo ja welke gemeentelijke bronnen naar aanleiding van het concrete signaal kunnen worden geraadpleegd, en, na raadpleging van de betrokken gemeentelijke bronnen door middel van een hit/no hit vraag, welke gegevens relevant zijn voor het signaal. Soms zal aan de hand van ‘dat’- informatie kunnen worden geconstateerd dat verdere ‘wat-informatie’ niet nodig is, bijvoorbeeld als uit de ‘dat-informatie’ blijkt dat het om (te) oude informatie gaat. In dat geval zal geen ‘wat-informatie’ mogen worden opgevraagd. Onderdeel van de hit/no het-check is de beoordeling of het om voor het signaal relevante informatie gaat. Als van een persoon bepaalde, voor het signaal relevante, gegevens in een bronbestand van een gemeentelijk onderdeel voorkomen, is sprake van een ‘hit’: de betrokken persoon/bepaalde info is bekend binnen het betreffende gemeentelijke domein. Zie hierna voor de vervolgstappen. Als er geen hit is dan wordt verder geen actie ondernomen: het signaal wordt niet in behandeling genomen. Bij een hit volgt de vierde weging, waarbij de uitkomsten van de hit(s) worden gewogen. Concreet gaat het om de vraag of de hit(s) een signaal in voldoende mate bevestigen om door te gaan met het onderzoek naar het signaal. De analyse leidt tot: een mono- of multidisciplinaire aanpak door één gemeentelijk onderdeel of meerdere samenwerkende gemeentelijke onderdelen: er hoeft geen ondermijnende activiteit te zijn, de regie en uitvoering liggen bij desbetreffend gemeentelijke onderdeel/onderdelen op grond van de daarvoor bedoelde wettelijke bevoegdheid(heden). Hierbij is een regierol vanuit het ondermijningsteam niet benodigd; het gemeentelijk casusoverleg/lokale ondermijningstafel met betrokken afgevaardigden van de desbetreffende gemeentelijke onderdelen waar sprake is van een relevante hit en waarbij de regie bij het ondermijningsteam ligt. Dit is dan op grond van het gegeven dat het signaal en de informatie uit de fases 1, 2 en 3 op ondermijning duiden. Het vormt de start van fase 4; doorgeleiding naar het RIEC-samenwerkingsverband, omdat er sprake is van georganiseerde criminaliteitsverband waarvoor de partners in het RIEC benodigd zijn. Aan het einde van fase 3 is door de privacy officer in het kader van Privacy check 1 vastgesteld welke gemeentelijke bronnen naar aanleiding van het concrete signaalkunnen worden geraadpleegd, en, na raadpleging van de betrokken gemeentelijkebronnen door middel van een hit/no hit-vraag, vastgesteld welke gegevens relevantzijn voor het signaal. Op basis daarvan wordt beoordeeld of het signaal (verder) inbehandeling wordt genomen en zo ja of sprake is van situatie a, b of c hierboven.Alleen in geval van situatie b, treedt fase 4 in werking. Fase 4 van het protocol gaat over het ontwikkelen van een plan van aanpak en het voeren van regie op het plan en het afsluiten van de casus. Voorafgaand aan het gemeentelijk casusoverleg (signaaloverleg) voert de privacy officer Privacy check 2 uit (zie daarover hoofdstuk 4): er wordt vastgesteld of en zo ja, welke van de in de fases 1 t/m 3 verzamelde gegevens mogen worden gedeeld met het/de relevante, bij het signaal betrokken, gemeentelijke onderdeel/onderdelen ten behoeve van de verdere aanpak. De privacy officer kan daarbij ook beoordelen of eventuele onderliggende gegevens uit een concreet dossier voor de verdere aanpak van de casus binnengemeentelijk mogen worden gedeeld en zo ja, met welk gemeentelijk onderdeel/welke gemeentelijke onderdelen. Als de (gezamenlijke of volgordelijke) aanpak op basis van het signaaloverleg is bepaald en duidelijk is welke concrete aanpak en bevoegdheden de gemeente wil inzetten en welke binnengemeentelijke gegevensuitwisseling daarvoor nodig is, controleert de privacy officer tot slot of de verzamelde gegevens mogen worden gedeeld met het relevante gemeentelijke onderdeel/de relevante gemeentelijke onderdelen ten behoeve van de verdere aanpak en beoogde inzet van bevoegdheden door die gemeentelijke onderdelen. Deze beoordeling vindt opnieuw plaats aan de hand van de bij de privacy checks te stellen vragen. Dit betreft weging 5. Terzijde: tijdens het signaaloverleg kan alsnog blijken dat er geen binnengemeentelijke actie vereist is, maar dat het signaal bij het RIEC moet worden ingebracht. Aan het einde van fase 4 is door de privacy officer in het kader van Privacy check 2 vastgesteld: welke in de fases 1 t/m 3 verzamelde gegevens met de relevante, bij het signaalbetrokken, gemeentelijke onderdelen mogen worden gedeeld ten behoeve van devaststelling van de verdere aanpak (privacy check 2A); en welke binnengemeentelijke gegevensuitwisseling nodig is voor het verwezenlijkenvan die aanpak en of dat toelaatbaar is (privacy check 2B). Tot slot De gemeente bepaalt hoe lang na afsluiting van een casus monitoring volgt (in een actieve omgeving), en hoe lang de informatie over de casus daarna nog bewaard moet worden (in een niet actieve omgeving).

Rechtspraak bij dit artikel