In fase 3 van het protocol bepaalt de privacy officer in het kader van Privacy check 1 of en zo ja welke gemeentelijke bronnen naar aanleiding van het concrete signaal kunnen worden geraadpleegd. In fase 4 stelt de privacy officer in het kader van Privacy check 1 vast:
welke in de fases 1 t/m 3 verzamelde gegevens met de relevante, bij het signaal betrokken, gemeentelijke onderdelen mogen worden gedeeld ten behoeve van de vaststelling van de verdere aanpak; en
welke binnengemeentelijke gegevensuitwisseling nodig is voor het verwezenlijken van die aanpak en of dat toelaatbaar is.
De vraag welke binnengemeentelijke gegevensdeling is toegestaan moet steeds worden beantwoord aan de hand van de specifieke wettelijke regeling die op de betreffende gemeentelijke informatie van toepassing is.
Dat is nog niet zo eenvoudig: niet alleen zijn op de verschillende soorten gemeentelijke bronnen verschillende wettelijke regelingen van toepassing, ook is iedere casus anders en zal daarom steeds een op het geval toegespitste afweging moeten worden gemaakt. Er is dan ook niet één simpel antwoord te geven op de vraag wie, wanneer, welke informatie binnen de gemeente mag delen ter bestrijding van ondermijning.
Privacy check 1 (start van fase 3)
Privacy check 1 vormt de belangrijkste privacy beoordeling en vindt plaats in het kader van de hit/no hit-analyse (start van fase 3). Per geval moeten steeds de volgende privacy vragen worden beantwoord.
A. Wat is de wettelijke basis voor het primaire gebruik?
Allereerst wordt bepaald welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek naar een signaal. Op basis daarvan wordt vastgesteld op basis van welke gemeentelijke taak deze gegevens aanvankelijk zijn verkregen (ook wel: het primaire gebruik van de gegevens). Deze taak zal steeds een wettelijke basis hebben, bijvoorbeeld in de Gemeentewet of een andere sectorale wet.
De wettelijke regeling op basis waarvan gegevens aanvankelijk zijn verkregen, is in sterke mate bepalend voor de vraag of gegevens (ook) kunnen worden gebruikt voor de bestrijding van ondermijning. Zo kan die wettelijke regeling een geheimhoudingsbepaling bevatten die het (verdere) gebruik van gegevens beperkt of anderszins regelen of en zo ja, in hoeverre de gegevens voor bepaalde doeleinden of taken mogen worden gebruikt.
B. Is bestrijding van ondermijning verenigbaar met het oorspronkelijk doel waarvoor de gegevens zijn verzameld?
In aanvulling daarop geldt dat het gebruik van gegevens ter bestrijding van ondermijning een toelaatbare verdere verwerking moet zijn. Van een toelaatbare verdere verwerking is sprake als het gebruik van de gegevens verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens aanvankelijk zijn verkregen. Daarbij moeten de volgende vragen worden beantwoord:
Wat is het doel van de wet en/of de wettelijke bepaling op basis waarvan de gegevens aanvankelijk zijn verkregen?
Is het bestrijden van ondermijning verenigbaar met dat primaire doel?
Wat is het kader waarin de persoonsgegevens zijn verzameld?
Wat is de aard van de verwerkte persoonsgegevens?
Wat zijn de mogelijke gevolgen voor de betrokkene?
Worden er passende waarborgen getroffen?
Van verenigbaarheid in de zin van de vragen 1 en 218 zal sneller sprake zijn als de wettelijke basis voor het primaire gebruik gerelateerd is aan het bestrijden van ondermijning, bijvoorbeeld een openbare orde bevoegdheid van de burgemeester. Dat wordt lastiger als de wettelijke basis betrekking heeft op een geheel ander domein, zoals het sociaal domein.
“Het bestrijden van ondermijning” als doel voor een verdere verwerking is breed. In het concrete geval wordt dit doel daarom gepreciseerd door het te vertalen naar de gemeentelijke wettelijke bevoegdheden die de gemeente ten behoeve van de aanpak van het signaal zou willen inzetten. Het zal hierbij veelal gaan om wettelijke taken en gemeentelijke bevoegdheden die zien op openbare orde bevoegdheden en bevordering van de leefbaarheid. Van belang hierbij is dat aan het voorzienbaarheidscriterium wordt voldaan: een betrokkene moet kunnen voorzien dat de bedoelde gegevensverstrekking zou kunnen plaatsvinden.
Indien de privacy officer concludeert dat sprake is van onverenigbaarheid, kan het gebruik van de gegevens ter bestrijding van ondermijning toch toelaatbaar zijn als er een expliciete wettelijke grondslag voor dat gebruik is (zie onder het kopje: Wat is de wettelijke basis voor het primaire gebruik?).
Bijlage 2 bevat voorbeelden van bovenstaande analyse met betrekking tot wetten op basis waarvan gegevens kunnen worden verkregen die vaak relevant zullen zijn voor het tegengaan van ondermijning door gemeenten (als gezegd zal het hierbij veelal gaan om wettelijke taken en bevoegdheden die zien op openbare orde bevoegdheden en bevordering van de leefbaarheid).
Voor de verwerking van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens geldt een bijzonder regime: die gegevens mogen in beginsel alléén worden verwerkt als uit de wet op basis waarvan die gegevens zijn verkregen blijkt dat dat – voor de in die wet genoemde doelen – mag. Voor strafrechtelijke gegevens geldt nog een andere relevante uitzonderingsgrond: een gemeente zal die gegevens mogen verwerken als zij krachtens de Wet politiegegevens of Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens zijn verkregen (zie voor een uitwerking van verstrekking op grond van de Wet politiegegevens bijlage 2).
C. Is het gebruik van de gegevens noodzakelijk en proportioneel en wordt aanhet subsidiariteitsvereiste voldaan?
Gegevens mogen alleen worden gebruikt voor de bestrijding van ondermijning als dat gebruik noodzakelijk en proportioneel is en er geen minder ingrijpende middelen voorhanden zijn. Bij de vraag of een verstrekking noodzakelijk en proportioneel is, spelen onder meer de volgende omstandigheden een rol:
de aard en ernst van een binnengekregen signaal. Bij aanwijzingen dat er ernstige feiten spelen, zal informatie eerder mogen worden gedeeld;
de ernst van de inbreuk die op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene wordt gemaakt. Daarbij kan onder meer acht worden geslagen op:
de voorzienbaarheid van de (cumulerende) inbreuk die op de persoonlijke levenssfeer wordt gemaakt;
de vraag in hoeverre een compleet beeld van de betrokkene ontstaat;
in hoeverre een betrokkene negatieve gevolgen zal ondervinden van de gemaakte inbreuk;
de aard van de gegevens (hoe gevoeliger, hoe terughoudender ermee moet worden omgegaan);
of een betrokkene zich effectief kan verweren tegen gemaakte inbreuken (bijv. rechtsbescherming).
In het kader van de vraag naar subsidiariteit moet bijvoorbeeld, als is vastgesteld dat sprake is van een verenigbare verdere verwerking of een expliciete wettelijke grondslag voor het gebruik, eerst een ‘hit/no hit’-check worden gedaan (met andere woorden: eerst nagaan dat er bepaalde informatie bij de gemeente berust), alvorens de informatie zelf kan worden geraadpleegd (wat is de informatie waarover de gemeente beschikt). In sommige gevallen kan de eerste vorm van informatie volstaan (subsidiariteit).
Aanvullende waarborg: privacy check 2A en 2B
Als aanvullende waarborg is in dit protocol een tweede privacy beoordelingsmoment opgenomen: privacy check 2A en 2B.
Deze wordt door de privacy officer uitgevoerd voorafgaand aan het signaaloverleg (start fase 4). De privacy officer stelt bij iedere casus vast of en zo ja welke verzamelde gegevens daadwerkelijk mogen worden gedeeld met de/het relevante, bij het signaal betrokken, gemeentelijke onderdeel/de relevante gemeentelijke onderdelen ten behoeve van de verdere aanpak. De privacy officer kan daarbij ook beoordelen of eventuele onderliggende gegevens uit een concreet dossier voor de verdere aanpak van de casus binnengemeentelijk mogen worden gedeeld en zo ja, met welk gemeentelijk onderdeel / gemeentelijke onderdelen. Met name de beoordeling van de noodzaak om informatie te delen, zal daarbij centraal staan. Het gaat dan niet alleen om de hoeveelheid gegevens, maar ook om de vraag of alle deelnemers de betreffende informatie nodig hebben. Denkbaar is bijvoorbeeld dat een signaal op maar 3 domeinen ziet en de informatie ten aanzien van dat signaal dus ook alleen aan de deelnemers vanuit die domeinen mag worden verstrekt (in plaats van aan alle domeinen die aan tafel zitten).
Zoals aangegeven in paragraaf 3.2 kan ook in fase 4 – bij het bepalen van het plan van aanpak voor een casus – een privacy check nodig zijn, te weten om te bepalen of de verzamelde gegevens daadwerkelijk mogen worden gedeeld met het relevante gemeentelijke onderdeel/de relevante gemeentelijke onderdelen ten behoeve van de verdere aanpak en beoogde inzet van bevoegdheden. Daartoe zullen dezelfde vragen moeten worden gesteld als hierboven omschreven.
Hoofdstuk 3
Artikel 4
Uitwerking van de twee privacy checks in fase 3 en 4
Onderdeel van Privacy protocol ondermijning gemeente Alphen aan den Rijn