Als tijdens het evenement sprake is van ‘extreme’ weersomstandigheden kan extra aandacht voor gezondheid en hygiëne of openbare orde en veiligheid nodig zijn. Vooraf dient er een inschatting gemaakt te worden van het weer en welke gevolgen dit heeft.
Bijvoorbeeld: vindt het evenement in december plaats dan kan ‘extreme’ kou ontstaan. In het veiligheidsplan van het evenement dient door de organisator scenario’s uitgewerkt te zijn waarin duidelijk is hoe gehandeld wordt bij extreme weersomstandigheden. Hierbij dient aandacht besteed te worden aan:
communicatie naar bezoekers vooraf en tijdens het evenement;
wie is aanspreekpunt binnen de organisatie?
bij welke weersomstandigheden wordt ontruimd en wie neemt deze beslissing?
waar worden bezoekers ondergebracht bij ontruiming?
Het weer is drie dagen voor het evenement redelijk nauwkeurig te voorspellen. De organisator dient de weersvoorspellingen in de gaten te houden voor en tijdens het evenement. De burgemeester kan besluiten in overleg met hulpdiensten om nadere voorwaarden op te leggen aan de organisatie indien dit nodig wordt geacht. Aangezien weer onvoorspelbaar is kunnen deze voorwaarden zelfs nog op de dag van het evenement opgelegd worden. Indien de organisator niet naar behoren handelt bij extreme weersomstandigheden kan de burgemeester besluiten om het evenement stop te leggen en het terrein te laten ontruimen.
Hoofdstuk › Paragraaf 2.1
Artikel 2.1.5
Extreme weersomstandigheden
Onderdeel van Handboek Evenementenbeleid Simpelveld