Wettelijk kader
Geen andere inkomsten
Een bestuurder geniet geen andere vergoedingen ten laste van de gemeente dan die bij of krachtens de wet zijn toegestaan (artikelen 44 en 66 Gemeentewet)
Procedure van declaratie (modelverordeningen rechtspositie VNG)
Er zijn voor wethouders voorschriften opgenomen in de gemeentelijke verordening over de wijze van declaratie (inclusief het overleggen van bewijsstukken) van vooruit betaalde (zakelijke) kosten en over rechtstreekse facturering van (zakelijke) kosten bij de gemeente. Ook zijn in de gemeentelijke verordening voor wethouders voorschriften opgenomen over het (zakelijk) gebruik van een gemeentelijke creditcard.
Buitenlandse dienstreis voor wethouders (modelverordeningen VNG)
Als de wethouder in het gemeentelijk belang een reis buiten Nederland maakt, worden de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reis- en verblijfkosten vergoed.
Voor een reis in het gemeentelijk belang buiten Nederland, niet zijnde een reis naar een Europese instelling, is vooraf toestemming van burgemeester en wethouders vereist.
De gemeenteraad kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden.
5.1
Het college van burgemeester en wethouders richt de financiële en administratieve organisatie zodanig in dat er een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven, met heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij de gemeente.
De burgemeester en de wethouders verantwoorden zich over hun gebruik van de voorzieningen volgens de in het eerste lid vastgestelde regels en procedures.
5.2
Een burgemeester respectievelijk een wethouder meldt het voornemen tot een buitenlandse dienstreis of een uitnodiging daartoe aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij informatie over het doel en de duur van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap dat meereist, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan.
De burgemeester, dan wel de wethouder meldt daarbij tevens als hij voornemens is om de buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden te verlengen. De extra kosten van de verlenging komen daarbij volledig voor eigen rekening.
Het college van burgemeester en wethouders betrekt alle aspecten in de besluitvorming en informeert de gemeenteraad zo spoedig mogelijk over het genomen besluit.
5.3
Een burgemeester respectievelijk een wethouder legt verantwoording af over afgelegde buitenlandse dienstreizen. Hij maakt in ieder geval openbaar wat het doel, de bestemming en de duur van de buitenlandse dienstreis is geweest en wat daarvan de kosten waren voor de gemeente.
De gemeentesecretaris legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
5.4
Voor de toepassing van de artikelen 5.2 en 5.3 wordt onder buitenlandse dienstreis niet verstaan een dienstreis naar een Europese instelling of een dienstreis naar een buurgemeente in het buitenland.
5.5
Een burgemeester respectievelijk een wethouder declareert geen kosten die al op andere wijze worden vergoed.
5.6 Gebruik van voorzieningen en eigendommen van de gemeente ten eigen bate of ten bate van derden is niet toelaatbaar, tenzij dit wettelijk of volgens interne regels is toegestaan.
Toelichting
5.1 Aan bestuurders worden de voorzieningen, vergoedingen en andere verstrekkingen in bruikleen geboden die een goed functioneren van de bestuurders mogelijk maken.
Wat betreft de uitwerking van de principes van dit stelsel zou kunnen worden aangesloten bij de werkwijze in het Voorzieningenbesluit dat geldt voor ministers en staatssecretarissen:
in beginsel worden voorzieningen en verstrekkingen in bruikleen ter beschikking gesteld;
indien een voorziening of verstrekking niet in bruikleen ter beschikking kan worden gesteld, wordt de factuur direct ten laste van de begroting van het bestuursorgaan betaald;
het vergoeden van voorzieningen en verstrekkingen achteraf door het indienen van declaraties, wordt tot een minimum beperkt;
voorzieningen, verstrekkingen en declaraties worden maandelijks openbaar gemaakt op internet.
Uitgangspunt is hier dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan via zijn of haar privérekening. Geldstromen tussen de rekening van het bestuursorgaan en de persoonlijke rekening van de bestuurder maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk.
De bestuurder zal zich nauwgezet moeten houden aan de regels en procedures die er met het oog hierop voor hem/haar gelden.
5.2 en 5.3
Uitgangspunten zijn hier eigen verantwoordelijkheid, transparantie en bereidheid om verantwoording af te leggen. De beoordeling van de noodzaak van de buitenlandse dienstreis ligt bij het college van burgemeester en wethouders.
Ingevolge 5.4 gelden de bepalingen van 5.2 en 5.3 niet voor de meer reguliere (buitenlandse) dienstreizen naar een Europese instelling of een dienstreis naar een buurgemeente in het buitenland. Voor dergelijke (buitenlandse) reizen vormen deze bepalingen wel een belangrijke richtsnoer.
Buitenlandse reizen die worden gemaakt ten behoeve van de politieke partij zijn geen ‘dienstreizen’ en vallen dus niet onder 5.2 en 5.3 en komen niet ten laste van de gemeente.
Zie paragraaf 5.3. lid 1. voor een uitgebreide toelichting over de regels met betrekking tot verlenging van dienstreizen.
Hierbij kan worden aangesloten bij hetgeen voor rijksambtenaren in de CAO-Rijk is afgesproken over verlengen van een buitenlandse dienstreis wegens privéomstandigheden. De verlenging bedraagt maximaal 72 uur, de meerkosten voor reis en verblijf worden door betrokkene zelf betaald en eventuele besparingen zijn voor de gemeente zijn. Het verlengen van uw dienstreis voor privédoeleinden aan het begin van uw dienstreis is niet toegestaan als u eerder dan noodzakelijk vertrekt om te herstellen van de reis of om te acclimatiseren aan de lokale omstandigheden.
5.6
Stelregel is dat privé gebruik van gemeentelijke voorzieningen niet is toegestaan. Wel hebben organisaties mogelijk een specifieke regeling die privégebruik van bedrijfsmiddelen reguleert.
Artikel 5
Gebruik van voorzieningen van de gemeente
Onderdeel van Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden 2021