Voor het voortraject zijn de volgende aandachtspunten van belang:
Voor alle inkooptrajecten vanaf €5.000,00 is het inkoopstartformulier verplicht, ook als het inkoopbureau niet betrokken is. Hierin moet de opdrachtwaarde en het beschikbare budget opgenomen worden. Dit geldt ook als de aanbesteding niet door het inkoopbureau begeleidt wordt.
Nationaal openbare en Europese aanbestedingen zullen altijd door het inkoopbureau worden begeleid.
Binnen het B&W advies moet, indien van toepassing, aandacht zijn voor inkoop. Dit kan door bijvoorbeeld de vraag te stellen of de inkoopadviseur is geraadpleegd en/of het toevoegen van een advies van het Inkoopbureau.
In het voortraject moet onderzocht worden welke alternatieve en/of duurzame en innovatieve oplossingen mogelijk zijn. Marktconsultatie kan een middel zijn om de mogelijkheden in de markt te verkennen.
Voor de doelmatigheid wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van raamovereenkomsten en/of contractafspraken .
Voor alle aanschaffingen (ongeacht bedrag) i.r.t. ICT (applicaties, abonnementen, hardware etc.) geldt dat dit centraal gecoördineerd wordt. Voorafgaand aan een voornemen tot aanschaf dient bij het startgesprek overleg gevoerd te worden met:
CISO voor de borging van de informatieveiligheid (BIO);
Privacy Officer voor de borging van de privacy (AVG), zie ook paragraaf 2.6;
Informatieadviseur voor de borging van het maken van de juiste koppelingen, het nakomen afspraken met Equalit etc.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.5
Actiepunten voor het voortraject zijn
Onderdeel van Uitvoeringsnota Inkoop Steenbergen 2022