Voor contractmanagement wordt de volgende definitie gehanteerd:
“Het tijdens de uitvoeringsfase managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren.”
Zoals de definitie aangeeft, heeft contractmanagement niet alleen betrekking op het managen van en het sturen op de voorwaarden van het contract, maar juist ook op onduidelijkheden, hiaten en niet contractueel vastgelegde doelstellingen.
De toegevoegde waarde van contractmanagement zit met name in:
Het ervoor zorgen dat er wordt geleverd wat er nodig is. Dit moet conform de afgesproken prijs en condities zijn en met de gedefinieerde kwaliteit;
Het vergroten van inzicht in de kwaliteit, prijs en risico’s op het gebied van dagelijks beheer, prestatiemeting/compliance en de naleving van contractvoorwaarden;
Het voorkomen van problemen door tijdig te signaleren en bij te sturen;
Het onderhouden van een goede relatie met leveranciers gebaseerd op gelijkheid en eerlijkheid. Het scherp houden van leveranciers wat betreft prestatie. Hard op de afspraken (leveranciers), zacht op de dienstverlening (klant).
Contractmanagementwerkzaamheden zijn gericht op het creëren van de bovenstaande toegevoegde waarden. De mate van contractmanagement en de daarbij behorende werkzaamheden verschillen per contract.
Het advies is de volgende stappen te doorlopen:
Verzamelen van alle contract- en aanbestedingsstukken van de geanalyseerde contracten;
Per contract nagaan of mogelijk al bepaalde contractmanagement werkzaamheden uitgevoerd worden door bijvoorbeeld een beleidsmedewerker;
In overleg de contactpersoon en contracteigenaar per contract bepalen;
Opstellen van het contractdossier en administratieve verwerking in het ‘zaaksysteem’ bespreken en verwerken met de contactpersoon en contracteigenaar;
Rechtmatigheidstoets doen op basis van de contractstukken en de aanbestedingsdossiers uitvoeren;
Vastleggen van rol- en taakverdeling in overleg met de contracteigenaar/contactpersoon en de contractmanager;
Destilleren van de KPI’s per contract en dit afstemmen met de contactpersoon en contracteigenaar;
Opstellen van de jaarlijkse contractkalender per contract;
Kennismakingsgesprekken voeren met contracteigenaren van de leveranciers;
Afspreken welke KPI’s door wie gemonitord gaan worden;
Vastleggen van evaluatiemomenten tussen de gemeente en contractmanager;
Evaluatiegesprekken/KPI-gesprekken voeren met leveranciers;
Uitvoeren contractmanagement werkzaamheden per contract;
Input leveren bij nieuwe aanbesteding op basis van ervaringen uit contractmanagement.
Voor het contractmanagement wordt geadviseerd om de volgende actiepunten uit te voeren:
Het op orde brengen van de basis van het contractmanagement binnen de gemeente door een rol te vervullen in het opzetten, professionaliseren en de verdere ontwikkeling van het volledige inkoopproces.
Het opstellen van een handboek contractmanagement voor de gemeente waarin de strategische doelstellingen voor het contractmanagement worden bepaald en verder richting wordt gegeven aan het contractmanagement.
Het meenemen van de interne organisatie in de implementatie en het belang van goed contractbeheer door onder meer het geven van workshops.
Contractmanagement voeren op strategische leveranciers en starten met een aantal van de geanalyseerde aanbieders uit de contractmanagement analyse.
Van de contractmanager wordt verwacht dat hij of zij een bijdrage levert aan de volgende onderdelen.
Het leveren conform afspraak; wat is overeengekomen op het gebied van prijs en condities en met welke kwaliteit.
Vergroten van inzicht in kwaliteit, prijs en risico’s voor dagelijks beheer. Prestatiemeting op naleving van contractvoorwaarden en het voorkomen van problemen door tijdige signalering en bijsturing.
Onderhouden van een goede relatie met leveranciers en deze scherp houden wat betreft prestaties.
Het leveren van input voor een nieuwe aanbesteding en de daaruit vloeiende overeenkomst.
Inzoomen op de mogelijkheden tot het reduceren van het aantal leveranciers en acties hierop uitvoeren (quick-win);
Inzoomen op het reduceren van het aantal facturen per leverancier en acties hierop uitvoeren (quick-win).
Belang van de prestatieverklaring
Rechtmatig inkopen is één van de belangrijkste doelstellingen in dit beleidskader. In de recent uitgebrachte managementletters heeft de accountant gewezen op het belang van de prestatieverklaring. Geadviseerd is om hiervoor beleid te formuleren.
Hieronder wordt een drietal algemene uitgangspunten opgenomen voor de prestatieverklaring
Te allen tijde is functiescheiding nodig tussen de initiatie van de inkoop, het plaatsen van de inkoop en het vaststellen van de levering. De functionaris die belast is met de prestatieverklaring, heeft de verantwoordelijkheid om de levering van de prestatie vast te stellen. Dit wordt onafhankelijk van de bestelling, het budget en de betaling gedaan.
Op basis van objectieve informatie wordt onafhankelijk en zelfstandig vastgesteld of de prestatie waarvoor de factuur is ontvangen, betrekking heeft op de organisatie én aan de organisatie is geleverd.
Het oordeel over de prestatieverklaring wordt kwalitatief (is de afgesproken kwaliteit geleverd) en kwantitatief (is de afgesproken hoeveelheid geleverd) gedaan.
De informatie hiervoor dient te worden vastgelegd zodat dit controleerbaar en/of reproduceerbaar is door de interne controle of de accountant.
Voor het afgeven van een prestatieverklaring wordt voorgesteld een minimumgrens te hanteren van € 2.500.
Aandachtspunten op gebied van bewaken
Op gebied van bewaken zijn de volgende aandachtspunten opgesteld:
Rol- en taakverdeling op gebied van contractbeheer en contractmanagement vaststellen om te borgen dat de acties uit paragraaf 8.1 worden opgepakt;
Bewaken dat de werkelijke omzet niet afwijkt van de gecontracteerde omzet. Het is van groot belang om dit inzichtelijk te maken om grip te houden op de uitgaven en deze gedurende de contractuitvoering te controleren om foutief gehanteerde tarieven en onterecht gefactureerd meerwerk te voorkomen;
Bewaken dat de overeengekomen indexering wordt toegepast;
Bewaken dat niet meer facturen worden ingediend dan contractueel is overeengekomen;
Bewaken dat in geval van meerwerk de spelregels inzake een wezenlijke wijziging van de opdracht in acht worden genomen;
Het bewaken en monitoren van de leveranciersprestatie om de kwaliteit van de dienstverlening in de praktijk te kunnen waarborgen.
Op korte termijn moet nog worden vastgesteld wie bovenstaande actiepunten op gaat pakken. Daarbij is het van belang vast te leggen wie de status van de actiepunten monitort en wie de helicopterview bewaakt.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies