Reeds bij de omzetting van de samenwerking van SRE naar MRE is ervoor gekozen de strategische opgaven en de regionale agenda te laten voorbereiden door de gemeenten bij voorkeur in samenwerking met ondernemers, onderwijs en maatschappelijke organisaties. Via het statuut van de overlegorganen kunnen daarvoor verschillende werkvormen worden ingesteld. Medio 2021 zijn dat de portefeuillehoudersoverleggen en de bestuurlijke koplopersgroepen. De Raadstafel21 functioneert ook als zodanig en is daarom ook in de wijziging van het Statuut Overlegorganen opgenomen.
Ofschoon de taken, bevoegdheden en werkwijze in het Statuut Overlegorganen zijn geregeld en dus niet zijn opgenomen in de gemeenschappelijk regeling, over ieder van die overlegorganen het volgende:
Elk van de benoemde thema’s uit de regionale agenda krijgt bestuurlijk uitvoering in een portefeuillehoudersoverleg. Daarnaast heeft ieder portefeuillehoudersoverleg een signaalfunctie voor “nieuwe” binnen het thema op te pakken opgaven. Alle verantwoordelijke wethouders van de 21 gemeenten hebben zitting in het portefeuillehoudersoverleg.
Ieder portefeuillehoudersoverleg stelt jaarlijks een concept-deelwerkprogramma met een financiële paragraaf op. Integratie van de deelprogramma’s tot één integraal concept-werkprogramma vindt plaats in het dagelijks bestuur. Wethouders kunnen in hun eigen raad (informeel) ophalen welke zaken er binnen hun portefeuille van belang zijn voor het werkprogramma. Ook tijdens de regionale bijeenkomst wordt dit opgehaald. Het definitieve concept-werkprogramma wordt door het dagelijks bestuur in procedure gebracht voor zienswijzen.
Ieder lid van het portefeuillehoudersoverleg is daarnaast verantwoordelijk voor de lokale vertaling van de in de regionale agenda vastgelegde afspraken, (inhoudelijke) inbreng en het afleggen van verantwoording in eigen college en raad.
De 21 inhoudelijke wethouders van de 21 gemeenten binnen een portefeuillehoudersoverleg formeren uit hun midden een ‘bestuurlijke koplopersgroep’, bestaande uit bestuurders die de diverse deelopgaven verder uitwerken en besluiten voorbereiden. Naast affiniteit en persoonlijke motivatie is ook gespreide herkomst over de Metropoolregio een motivatie voor de samenstelling van een bestuurlijke koplopersgroep.
Per portefeuillehoudersoverleg wordt van enkele gemeenten verwacht dat zij ambtelijke capaciteit leveren voor de uitwerking van de inhoudelijke opgaven. Dit geldt bij voorkeur voor gemeenten waarvan de portefeuillehouder deelneemt aan de bestuurlijke koplopersgroep. Samen met medewerkers van de uitvoeringsorganisatie ondersteunen zij het portefeuillehoudersoverleg bij alle werkzaamheden. Externe partners kunnen participeren in de koplopersgroep. In het “plenaire” portefeuillehoudersoverleg ligt het accent op de bestuurlijke discussie en (voorbereiding van) besluitvorming tussen de 21 gemeenten. Externen maken daar geen onderdeel van uit.
De leden van ieder portefeuillehoudersoverleg kiezen aan het begin van iedere bestuursperiode uit hun midden een voorzitter en vicevoorzitter. De voorzitters van het portefeuillehoudersoverleg zijn inhoudelijk trekkers van het thema, in lijn met de beschreven opgaven uit deze regionale agenda en bijbehorende acties uit het werkprogramma. Op grond van de ervaring die is opgedaan met deelname van de voorzitters aan beraadslagingen aan het dagelijks bestuur als adviseur wordt deze invulling van de governance voortgezet. Dit bevordert de keuzevrijheid aan het portefeuillehoudersoverleg omdat het voorzitterschap van het inhoudelijk thema overleg niet verbonden is aan het lidmaatschap van het algemeen bestuur. In het statuut is geregeld dat de voorzitters in het algemeen bestuur verantwoording afleggen over de realisatie van de opgaven in hun werkprogramma. De leden van het portefeuillehoudersoverleg leggen ook verantwoording af in hun eigen raad.
Naast de portefeuillehoudersoverleggen is voor raadsleden de Raadstafe21 van belang. In de regeling is opgenomen dat het algemeen bestuur dit overlegorgaan in ieder geval instelt, zodat het bestaan ervan formeel is geborgd. De taken, bevoegdheden en werkwijze zijn geregeld in het Statuut Overlegorganen en komen neer op het volgende.
De Raadstafel21 is ontstaan in 2015, toen het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE) werd omgevormd tot Metropoolregio Eindhoven. Betrokken raadsleden wilden de afstand tussen de Metropoolregio Eindhoven en de gemeenteraden verkleinen en de betrokkenheid van de raadsleden vergroten. Een klankbordgroep met raadsleden bedacht de Raadstafel21. De eerste Raadstafel21 bijeenkomst was op 25 november 2015.
Alle gemeenteraden in de Metropoolregio benoemen in beginsel twee raadsleden in de Raadstafel21. Iedere gemeente kan ook een plaatsvervangend lid benoemen.
De Raadstafel21 is het overlegplatform van raadsleden in de Metropoolregio Eindhoven. De Raadstafel21 heeft geen besluitvormende bevoegdheden, noch maakt zij in formele zin onderdeel uit van de besluitvorming in het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. Met het oog op de primaire taak van de Raadstafel21 is dit overlegorgaan gerechtigd procesvoorstellen in te dienen bij het algemeen bestuur waaruit volgt dat dit zowel gevraagd als ongevraagd kan zijn. Informatie-uitwisseling, kennisdeling en vervullen van de ambassadeursrol naar de eigen gemeenteraad zijn de belangrijkste functies die de leden vervullen.
De Raadstafel21 fungeert als:
- schakel tussen gemeenteraden en Metropoolregio;
- sparringpartner voor de portefeuillehoudersoverleggen, c.q. voorzitter en vicevoorzitter van het portefeuillehoudersoverleg;
- de verbinder tussen bestuur en raad in hun eigen gemeente. raadstafelleden zijn adviesgevers aan de raad en de portefeuillehouders, t.b.v. het bevorderen van de informatie-uitwisseling.
- klankbord bij de voorbereiding van de Metropoolconferenties.
De ambitie van de Raadstafel21 is het samenwerken van 21 autonome gemeenteraden samenwerken als één regio op de thema’s die voor alle 21 gemeenten van belang zijn.
Als doel hanteert zij hierbij:
- Het in positie brengen van gemeenteraadsleden, zodat zij hun kaderstellende en controlerende
rol in de samenwerking kunnen vervullen.
- Vergroten van de betrokkenheid van gemeenteraadsleden bij de regionale opgaven.
Hoofdstuk
Artikel 21
Overlegorganen
Onderdeel van GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING METROPOOLREGIO EINDHOVEN 2021