Relevante wettelijke kaders met betrekking tot vervanging zijn:
Archiefwet (1995), met name artikelen 7 en 9, lid 1;
Archiefbesluit (1995), met name artikelen 2, 6 en 8;
Archiefregeling (2009).
Tevens is in dit handboek ook ter voorbereiding de nieuwe archiefwet 2021 meegenomen voor zover deze bekend is.
Het college van Burgemeester & Wethouders is, op grond van artikel 7 van de Archiefwet, als zorgdrager bevoegd tot het nemen van een besluit tot vervanging voor zowel te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Voor permanent te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet en het Archiefbesluit ook artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing.
Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling dient de zorgdrager voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten:
de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;
de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
de kwaliteitsprocedures.
Artikel 6 van het Archiefbesluit stelt als voorwaarde dat vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden.
Daarnaast dient de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid, aan te geven op welke wijze rekening is gehouden met:
de taak van het desbetreffend overheidsorgaan;
de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8 van het Archiefbesluit eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.1
Wettelijke kaders
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021