Er zijn voor gemeenteraadsleden diverse informatiemogelijkheden, onderverdeeld naar herkomst: informatie kan uit de stad of dorpen komen, uit de gemeenteraad zelf, of uit het college van burgemeester en wethouders.
INFORMATIE UIT DE STAD
Inspraakbijdrage: al dan niet over een onderwerp op de agenda. De agenda- commissie beoordeelt, als er dan al insprekers zijn aangemeld, bij het vaststellen van de agenda of de bijdrage van een aangemelde inspreker wordt gecombineerd met het beeldvormende gesprek met portefeuillehouder en evt. derden/ experts, of dat een aparte sessie wordt gepland.
Insprekers mogen zich gedurende een door de sessievoorzitter vast te stellen aantal minuten tot de raad richten. Als insprekers zich pas na het vaststellen van de agenda aanmelden, besluit de sessievoorzitter over het inpassen in de al geplande sessie (zie art. 6). Personen die zich later aanmelden dan 24 uur voor de sessie, spreken niet in maar leveren hun bijdrage schriftelijk aan zodat de raad er kennis van kan nemen.
Ingekomen brief: een inwoner of organisatie kan een brief of email aan de raad richten, die door de griffie op het RIS wordt geplaatst.
Burgersessie: een bespreking op basis van een door inwoners of een organisatie aangeleverde samenhangende bespreeknotitie, los van een voorstel van raad of college. Voorwaarden: een bespreeknotitie wordt ondersteund door 50 of meer handtekeningen, over het onderwerp is geen rechtsgeding aanhangig en het gaat om Bredase inwoners die iets aandragen en/of om Bredase belangen. De raadsgriffie gaat steekproefsgewijs na of aan deze voorwaarden wordt voldaan. Voorafgaand aan een geplande burgersessie vindt desgewenst procedureel vooroverleg tussen sessievoorzitter en portefeuillehouder plaats; de portefeuillehouder bepaalt zelf of burgersessies worden bijgewoond.
De burgersessie wordt na de beeldvorming in principe gevolgd door een oordeelsvormende sessie, tenzij de sessie besluit dat dat in een bepaald geval niet wenselijk of mogelijk is. Aan het einde van de sessie stelt de voorzitter daartoe de controlevraag.
Marktkraam: inwoners of organisaties mogen gebruikmaken van een marktkraam in de centrale hal van het Stadhuis om politici met beeldmateriaal te attenderen op hun initiatief of probleem.
Werkbezoeken: (burger)raadsleden kunnen gezamenlijk organisaties of situaties in de gemeente bezoeken om zich een beeld te vormen van een opgave of probleem in de stad. De werkbezoeken worden donderdag in de middag georganiseerd.
Hoorzitting: bijeenkomsten met veel (>5) bezwaarmakers tegen voorgenomen beleid of besluiten die op de agenda staan, die het karakter hebben van een hoorcommissie: elke bezwaarmaker krijgt dan enkele minuten gelegenheid om het bezwaar toe te lichten.
INFORMATIE UIT DE RAAD
Expertmeeting: raadsleden of -fracties kunnen de agendacommissie verzoeken een informerende bijeenkomst te beleggen over eigen initiatiefvoorstellen, bespreeknotities, voorstellen die het college aan de raad heeft voorgelegd of andere zaken of ontwikkelingen waarover ze geïnformeerd willen worden. Hierbij kunnen zij de agendacommissie verzoeken belanghebbenden of experts uit te nodigen.
INFORMATIE VAN HET COLLEGE
Schriftelijkevragen: raads- en burgerraadsleden kunnen schriftelijke vragen aan college of burgemeester indienen via de griffier. Deze zorgt ervoor dat de vragen worden doorgespeeld aan college of burgemeester en verspreid worden onder de overige raadsleden. Alleen strijdigheid met het openbaar belang kan een reden zijn om gevraagde informatie niet te geven2 Memorie van Toelichting bij artikel 60 Gemeentewet. Het college streeft ernaar vragen die te maken hebben met een dossier dat is geagendeerd voor een sessie, te beantwoorden binnen een week. Andere vragen dienen zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen dertig dagen beantwoord te worden.
De griffier plaatst de antwoorden samen met de vragen op het RIS, behalve bij onderhandse vragen.
Mondelinge vragen: een raads- of burgerraadslid kan het college of de burgemeester tijdens de beeldvormende sessie mondeling vragen stellen. Mocht de voorzitter besluiten dat de vragen bij wijze van uitzondering schriftelijk worden beantwoord dan worden de antwoorden aan alle raadsleden gestuurd en op het RIS geplaatst.
Informatie op eigen initiatief van college of burgemeester:
het college en elk van zijn leden zijn verplicht om de raad alle inlichtingen te geven die de raad voor de uitvoering van zijn taak nodig heeft (art. 169 en 180 Gemeentewet).
Informerende sessies over voorstellen, bespreeknotities of anderszins van het college van B&W, het college kan aanbieden de raad tijdens een beeldvormende sessie bij te praten over de stand van zaken in een dossier of traject. Het is aan het college om hierin de meest gepaste vorm te zoeken. Als het college naast het informeren van de raad ook het polsen van het gevoelen van de raad of het aftasten van draagvlak voor een bepaalde lijn wenst, wordt daartoe een oordeelsvormende sessie belegd waarbij een of meer concrete vragen aan de raad worden gesteld.
Raadsbrieven: een raadsbrief is een brief van het college of de burgemeester aan de raad, al dan niet als antwoord op gestelde vragen of opgevraagde informatie. Een raadsbrief wordt geplaatst op de lijst met ingekomen stukken voor de hamer- of debatraad, een raadslid kan de agendacommissie verzoeken hierover een beeldvormende sessie te plannen en onderbouwt daarbij de informatiebehoefte en evt. urgentie
Besluitenlijst college van B&W: het college verstrekt de raad wekelijks op dinsdag de besluitenlijst van de collegevergadering, incl. de openbare stukken die daarbij horen. Raadsleden hebben zo inzicht in de voorstellen die er binnenkort aan komen.
Vragenhalfuurtje: tijdens de debatraad kunnen raadsleden vragen stellen aan het college. Er is geen gelegenheid voor onderling debat. De vragen worden kort gesteld en beantwoord.
De procedure is: vragensteller licht vragen toe – college antwoordt- vragensteller stelt evt. nadere vragen – overige fracties stellen nadere vragen – college antwoordt – vragensteller rondt af.
INFORMATIE VAN HET AMBTELIJK APPARAAT
Een (burger-)raadslid kan zich via de griffier wenden tot ambtenaren van de griffie of de ambtelijk ondersteuners van het college om
Te vragen om feitelijke informatie van geringe omvang
Inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn
De griffier kan via de gemeentesecretaris voor het verkrijgen van informatie een beroep doen op het ambtelijk apparaat. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het in kennis stellen van de verantwoordelijk portefeuillehouder en wijst een ambtenaar aan voor de behandeling van de hulpvraag van het raadslid.
De gemeentesecretaris kan medewerkers aanwijzen aan wie de verzoeken van de griffier geadresseerd worden. De voor behandeling aangewezen ambtenaar zorgt ervoor dat de informatie zo snel mogelijk wordt gegeven.
Bijstand bij initiatiefvoorstellen, moties of amendementen: als een raadslid bijstand wil bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, moties, amendementen of andere bijstand dan wendt hij zich tot de griffier. Als de griffier de bijstand niet zelf kan verlenen verzoekt hij de gemeentesecretaris om één of meer ambtelijk ondersteuners van het college aan te wijzen om de bijstand te verlenen. Hiervoor worden geen kosten verrekend. De betreffende ambtelijk ondersteuners verstrekken niet dan nadat het raadslid daar expliciet mee instemt dan wel daarom verzoekt, inlichtingen over de aard van de verleende bijstand aan het college of collegeleden.
Ambtelijke bijstand wordt alleen geweigerd als de verzoeken geen betrekking hebben op het raadswerk, het belang van de gemeente of het functioneren van de betrokken ambtenaar erdoor geschaad wordt. In alle gevallen wordt het besluit tot weigering genomen door de gemeentesecretaris (als het een ambtenaar van het college betreft) of de griffier (als het een medewerker van de griffie betreft). Het raadslid kan bij weigering de burgemeester verzoeken als bemiddelaar te fungeren.
INFORMATIE VAN DE REKENKAMER
De Rekenkamer kan op eigen initiatief eindrapporten en adviezen in het politiek-bestuurlijke proces inbrengen ten behoeve van discussie in de raad. Daarnaast kan de rekenkamer ervoor kiezen tussenproducten aan de raad aan te bieden; deze hebben een ander doel dan een eindrapport en maken derhalve geen deel uit van het b-o-b- model.
De werkwijze van de rekenkamer is naast in deze Spelregels nader geregeld in het Reglement van Orde van de rekenkamer Breda .
Inpassing van eindproducten in de werkwijze van de Bredase gemeenteraad ziet er als volgt uit:
de rekenkamer doet zijn onafhankelijke onderzoekswerk en levert een product, zijnde een eindrapport, brief of presentatie, eventueel inclusief raadsvoorstel af bij de agendacommissie;
De rekenkamer presenteert haar resultaten indien nodig tijdens een beeldvormende sessie en geeft toelichting, mede aan de hand van vragen van (burger-)raadsleden;
In principe vindt bestuurlijke hoor en wederhoor plaats voorafgaande aan de fases van het B- O-B-model. Als van dit principe wordt afgeweken wordt dit aan het begin van een onderzoek gemeld aan de raad. Van hoor en wederhoor wordt afgezien als een of meerdere van de volgende criteria zich voordoen:
Een ex-ante, vooruitkijkend onderzoek;
een adviserend onderzoek;
Een onderwerp dat niet of weinig politiek gevoelig is;
een kortdurend, beleidsarm onderzoek.
In die gevallen wijkt de behandelwijze in zoverre af dat het college in de beeldvormende fase over het voorstel van de rekenkamer een reactie geeft. Die reactie wordt mede ten grondslag gelegd aan de oordeelsvormende sessie over het rekenkamer-product , waarbij de raadsleden met elkaar, de rekenkamer en het college in debat kunnen gaan.
De rekenkamer zorgt er bij tussenproducten of verkennende vooronderzoeken voor dat alvorens deze ter beschikking gesteld worden van de raad, er een ambtelijke toets op feitelijke onjuistheden is.
RAADSENQUETE
Op basis van artikel 155a kan de raad op voorstel van een of meer raadsleden een onderzoek doen naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur. Er wordt dan een onderzoekscommissie samengesteld uit raadsleden. Deze commissie heeft bijzondere bevoegdheden zoals het recht om (ex)bestuurders en ambtenaren van de gemeente onder ede te horen. Leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden conform de Verordening rechtspositie raads- en burgerraadsleden Breda 2019
HOOFDSTUK 2:
Artikel 9.
Vormen van informatie verkrijgen voor (burger)raadsleden
Onderdeel van Spelregels gemeenteraad Breda, het Bredaas beRaad 2021