De tekst in het bestek of de uitnodiging voor opdrachten die binnen de groslijstensystematiek worden aanbesteed, is als volgt:
“De opdrachtgever beoordeelt de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht op ‘present performance’ om de samenwerking, duurzaamheid en kwaliteit te verbeteren. Het beoordelen gaat gedurende de uitvoeringsperiode over en weer tussen opdrachtgever en opdrachtnemer om uiteindelijk tot een goede ‘past performance’ van de opdrachtnemer te komen. Na oplevering van de opdracht beoordeelt de opdrachtgever de werkwijze van en samenwerking met de opdrachtnemer door het invullen van het bijgeleverde beoordelingsformulier (“Formulier Beoordeling aannemer Oude IJsselstreek 2019”). Dit formulier komt in een gesloten databank en is alleen ter inzage voor de Gemeente. De behaalde score is bepalend voor de positie op de Groslijst waar de opdracht onder valt en daarmee voor het al dan niet behoren tot de Top 3 bedrijven van de betreffende Groslijst”. In een RAW-bestek wordt deze tekst in deel 1 opgenomen.
Bedrijven die een opdracht uitvoeren worden dus twee keer beoordeeld.
De eerste beoordeling vindt plaats wanneer het project voor ongeveer één derde deel voltooid is, de zogenaamde tussentijdse beoordeling. Daarbij wordt aandacht besteed aan waar het goed gaat in de samenwerking en waar verbetering mogelijk is. De verbeteringsmogelijkheden worden omgezet in actiepunten en nadere afspraken.
De tweede beoordeling vindt plaats nadat het project is afgerond en opgeleverd, de zogenaamde eindbeoordeling. De eindbeoordeling resulteert in een score die bepalend is voor de rangorde van het bedrijf op de betreffende Groslijst (en in de top 3 ). Het bedrijf binnen de top 3 met de laagste score wordt het eerst uit de top 3 verwijderd.
Het doel van de tussentijdse beoordeling is dat de eindbeoordeling niet als een verassing komt. Tevens maakt een tussentijdse beoordeling mogelijk dat partijen tijdens het proces werken aan verbetering en bijsturing. Per aspect kan het bedrijf een reactie geven op de beoordeling en feedback geven aan de gemeente. Wederzijds vertrouwen en transparantie zijn hierbij belangrijke elementen.
Binnen veertien dagen na de eerste oplevering van een project wordt het beoordelingsformulier ingevuld door de directievoerder. Hij haalt informatie op bij de projectleider en de toezichthouder van het project. Het bedrijf krijgt de gelegenheid om op het formulier kanttekeningen te plaatsen bij de beoordeling.
Opdrachtnemers die 1 of meerdere werken uitvoeren per jaar met een opdrachtwaarde (per opdracht) onder de € 50.000,-- worden 1 maal per jaar beoordeeld. Deze beoordeling wordt elk jaar in januari van het daaropvolgende jaar opgemaakt. Deze beoordeling wordt gezamenlijk uitgevoerd door de directievoerders van de betreffende projecten. Zij stellen in onderling overleg gezamenlijk één beoordeling op.
Hoofdstuk 1.
Artikel 3.3.3
Algemene toelichting
Onderdeel van Groslijstensystematiek 2019 gemeente Oude IJsselstreek Uitvoering en advisering Werken in de GWW- en Groensector