De raadscommissies vergaderen in het openbaar. In bijzondere situaties, als het openbaar belang zich verzet tegen een openbare behandeling van een onderwerp of een particulier onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad, kan de commissie gemotiveerd in beslotenheid vergaderen.
Vergaderen in beslotenheid kan op voorstel van de commissievoorzitter, de commissieleden of het college respectievelijk de burgemeester geschieden.
Wanneer een commissie in het openbaar vergadert, kan zij op verzoek van tenminste twee commissieleden van verschillende fracties besluiten tot een besloten vergadering indien blijkt dat een der omstandigheden als in het eerste lid genoemd, zich voordoet.
Het presidium besluit over de wijze waarop verslag gedaan wordt van commissievergaderingen.
Indien notulen van een openbare commissievergadering worden gemaakt dan zijn deze openbaar. De notulen van commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk publiekelijk beschikbaar in conceptvorm via het raadsinformatiesysteem
Ten aan zien van stukken, die ter behandeling in een besloten vergadering zijn overgelegd, het verhandelde in en de notulen van een besloten vergadering, is voor wat de geheimhouding betreft artikel 34 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Utrecht van toepassing, met dien verstande dat in de plaats van de raad de betreffende raadscommissie treedt en de geheimhouding niet geldt tegenover raadsleden, de burgemeester, wethouders, (commissie)griffier en gemeentesecretaris. Evenmin zijn laatstbedoelde notulen geheim voor de bij een besloten vergadering aanwezige andere personen voor zover betreft de verslaggeving van die onderdelen, waarvan deze personen de behandeling hebben bijgewoond.
De raadscommissie, besloten bijeen zijnde, kan om redenen van algemeen belang unaniem besluiten dat van hetgeen besproken in die besloten vergadering, beknopte notulen dan wel genomen conclusies openbaar worden gemaakt.
De conceptnotulen van een vergadering worden de daarop volgende openbare vergadering, met eventuele op- of aanmerkingen vanuit de commissie door de raadscommissie vastgesteld.
Hoofdstuk 2 › Paragraaf 2.3
Artikel 14
Openbaar of geheim, verslagen
Onderdeel van Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht