Ook de procedures rond het verstrekken van rijbewijzen zijn onderwerp van controle. Op grond van artikel 128 lid 7 van het Reglement Rijbewijzen moeten de maatregelen zoals genoemd in artikel 128 lid 1 van dit Reglement jaarlijks onderdeel uitmaken van de accountantscontrole.
Eventuele tekortkomingen die bij de jaarlijkse evaluatie van het beheerproces rond waardedocumenten (reisdocumenten en rijbewijzen) worden geconstateerd, worden schriftelijk vastgelegd. De daarop betrekking hebbende rapportages worden vijf jaar bewaard. Op de eventueel geconstateerde tekortkomingen wordt actie ondernomen.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Op grond van of krachtens de wet BRP, de Paspoortwet en het Reglement Rijbewijzen dienen een aantal taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden te worden vastgelegd en in de organisatie belegd. Zolang de gemeente de wet BRP uitvoert met de lokale voorzieningen die de Wet GBA voorschreef, betreft dit de beheerrollen die betrekking hebben op het informatiebeheer, het gegevensbeheer, het privacybeheer, het applicatiebeheer en het systeembeheer. Op het gebied van de waardedocumenten dienen te worden aangewezen:
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten
De autorisatiebevoegde reisdocumenten
De beveiligingsfunctionaris rijbewijzen
De autorisatiebevoegde rijbewijzen
Functiescheiding installatie
Alleen geautoriseerd personeel kan functies en software installeren of activeren.
Functiescheiding Waardedocumenten
Om de kans te verkleinen dat medewerkers van het atelier burgerzaken door kwaadwillenden worden misleid (externe fraude), of dat zij al dan niet onder druk van chantage, bedreiging of omkoping misbruik maken van hun bevoegdheden (interne fraude), is functiescheiding bij het verstrekken van waardedocumenten noodzakelijk.
Hieronder volgt een korte uitleg van de relevante termen:
Aanvraag/verstrekking: Het bij de balie behandelen van een aanvraag voor een waardedocument en de beslissing daarop. Bij de aanvraag van een rijbewijs dient een aanvraagformulier te worden ingevuld; bij de aanvraag van een reisdocument moet een foto- en handtekeningformulier worden gebruikt. Eventueel kan daarbij een aanvraagformulier worden ingevuld.
Beheer: De verantwoordelijkheid voor de materialen en (gepersonaliseerde) waardedocumenten tussen het moment van de aanvraag en de uitreiking.
Uitreiking: Het feitelijk aan de houder ter beschikking stellen van het op zijn naam gestelde waardedocument.
Functiescheiding Reisdocumenten
Op grond van de PUN dient de volgende functiescheiding te worden gerealiseerd:
Tussen de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten en degenen die belast zijn met uitvoerende en beheertaken met betrekking tot reisdocumenten (PUN artikel 93, lid 10). De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten mag niet betrokken zijn bij, of verantwoordelijkheid dragen voor de procedures rondom reisdocumenten. Dit voorkomt dat de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten zijn eigen werk controleert.
Tussen aanvraag/verstrekking, beheer en uitreiking van reisdocumenten (PUN artikel 93 lid 1, sub c). Het reisdocument moet door een andere medewerker worden uitgereikt dan degene die de beslissing op de aanvraag heeft genomen.
De functiescheiding tussen aanvraag en uitreiking wordt in de gemeente Meierijstad bereikt doordat het uitreiken gedaan wordt door de medewerkers van het KCC.
Middels het instellen van een beperking in de reisdocumentenmodule wordt bereikt dat de uitreiking niet kan plaats vinden door de medewerker die ook de aanvraag heeft gedaan.
Voorts dient er ingevolge artikel 93, lid 1, sub c van de PUN functiescheiding te zijn gerealiseerd tussen degene die het beheer heeft over de voorraad gepersonaliseerde reisdocumenten, en de medewerkers die de aanvraag behandelen dan wel de uitreiking verzorgen.
Indien door een te geringe personele capaciteit deze functiescheiding onmogelijk is, kan tijdelijk hiervan worden afgeweken. Hierbij gelden op grond van artikel 93, lid 3 van de PUN voorschriften.
Schriftelijk wordt vastgelegd:
De reden waarom tijdelijk niet aan de eis van functiescheiding kan worden voldaan;
De periode waarin niet aan de eis van functiescheiding kan worden voldaan;
De namen van de medewerkers die in deze periode zijn belast met de aanvraag/verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten.
De uitdraai uit het RAAS en de afschriften van de in deze periode verstrekte documenten worden afzonderlijk bewaard.
Na afloop van de betreffende periode controleert de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten of de schriftelijke vastlegging aanwezig is en of de aanvraag/verstrekking, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgevonden.
Functiescheiding Rijbewijzen
Op grond van het Reglement Rijbewijzen dient de volgende functiescheiding te worden gerealiseerd:
Tussen aanvraag en uitreiking van rijbewijzen. Het rijbewijs wordt door een andere medewerker uitgereikt dan degene die de beslissing op de aanvraag heeft genomen.
De functiescheiding tussen aanvraag en uitreiking wordt in de gemeente Meierijstad bereikt doordat het uitreiken gedaan wordt door de medewerkers van het KCC.
Middels het instellen van een beperking in de rijbewijsmodule wordt bereikt dat de uitreiking niet kan plaats vinden door de medewerker die ook de aanvraag heeft gedaan.
Indien door een te geringe personele capaciteit deze functiescheiding onmogelijk is, kan tijdelijk hiervan worden afgeweken. Hierbij gelden op grond van artikel 128, lid 3 van het Reglement Rijbewijzen de volgende voorschriften.
Schriftelijk wordt vastgelegd:
De reden waarom tijdelijk niet aan de eis van functiescheiding kan worden voldaan;
De periode waarin niet aan de eis van functiescheiding kan worden voldaan;
De namen van de ambtenaren die in deze periode zijn belast met de aanvraag, het beheer en de uitreiking van de rijbewijzen.
De betreffende aanvraagformulieren en de gegevens over de in deze periode verstrekte documenten worden afzonderlijk bewaard.
Na afloop van de betreffende periode controleert de beveiligingsfunctionaris rijbewijzen of de schriftelijke vastlegging aanwezig is en of de aanvraag, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgevonden.
Artikel 4.1.5.
Accountantscontrole Rijbewijzen
Onderdeel van Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten