De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Bedragen zijn exclusief Btw
*overweging om in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.
Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van Ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze Ondernemer gemotiveerd te worden.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.
De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.
Niet reguliere inkoop
Voor Inkoop onder een bedrag van € 5.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. De keuze voor Ondernemers wordt gemaakt op basis van het kokersysteem:
1. Lokale ondernemers;
2. Ondernemers waarmee de gemeente positieve ervaring heeft;
3. Overige ondernemers.
Indien er drie ondernemers worden gekozen, dan geldt dat er uit elke koker 1 ondernemer gekozen wordt op basis van objectieve criteria. Indien er 4 of 5 ondernemers gekozen worden, dient er een extra ondernemer uit de lokale koker gekozen worden.
Nationaal aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden.
Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.5
Bepalen van de inkoopprocedure
Onderdeel van Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Halderberge 2022