1. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester namens de gemeenteraad.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 20 december 2021.
De voorzitter,
B.H.M. Link
De griffier
A.A. Swart
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1. De term ‘klankbordgesprek’
De term ‘klankborden’ past bij een cultuur van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het gemeentebestuur en de rol van de burgemeester daarin in het bijzonder. Klankbordgesprekken zijn niet vrijblijvend. Deelnemers committeren zich aan de periodieke feedback en de afspraken die hieruit volgen. De gemeenteraad beoordeelt het functioneren van de burgemeester niet in de rol van werkgever, maar als bestuurlijk partner van de burgemeester, die afspraken maakt met de burgemeester over het wederzijds functioneren en over mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren. Daarom is de term ‘klankbordgesprek’ hier het meest gepast.
Artikel 2. De gespreksfrequentie
Klankbordgesprekken zijn niet vrijblijvend. Deelnemers verbinden zich aan de terugkerende feedback en aan de afspraken die hieruit voortvloeien. Deze verordening biedt een gestructureerde basis om signalen ‘luid en duidelijk’ met elkaar te delen. Om een cultuur van reflectie te laten ontstaan is structuur en regelmaat belangrijk. Daarom vindt regelmatig een formeel klankbordgesprek plaats. Op grond van de voorliggende verordening zijn dit in ieder geval de volgende momenten.
Eerste jaar: 4 maanden klankbordgesprek
Na 4 maanden hebben gemeenteraad en burgemeester de eerste ervaringen met elkaar opgedaan en kunnen zij die ervaringen vergelijken met de wederzijdse verwachtingen. Dit eerste formele gesprek is op te vatten als een klankbordgesprek maar dan wel met specifieke accenten. Het staat namelijk vooral in het teken van onderwerpen die zich alleen bij de start van een nieuwe burgemeester aandienen, zoals huisvesting, indrukken uit de wederzijdse kennismaking en het eventueel verduidelijken van aspecten uit de profielschets. Tegen het eind van het eerste jaar volgt een gesprek waarbij wordt teruggeblikt op de uitvoering van de eerder gemaakte afspraken en waarbij vooruit wordt gekeken naar het tweede jaar. Punten uit de profielschets kunnen worden verduidelijkt en de burgemeester kan zijn werkwijze en invalshoek toelichten. Het is verstandig hierbij ook de uitkomsten van het assessment te betrekken.
Derde jaar: tussentijdsklankbordgesprek
In het derde jaar na aantreden van een burgemeester is het klankbordgesprek in de vorm van een zogenaamde ‘midterm review’ op zijn plaats. Gemeenteraad en burgemeester werken dan geruime tijd samen en de burgemeester heeft zich in de gemeente kunnen presenteren en zijn plaats kunnen vinden. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel en hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt.
Vijfde jaar: klankbordgesprek richting herbenoeming
Het gesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode staat onvermijdelijk in het licht van de herbenoeming. Het risico bestaat dat evalueren van het functioneren dan alleen nog maar in het teken staat van de vraag: ‘functioneer ik voldoende of onvoldoende voor herbenoeming?’. Deze onderliggende vraag overschaduwt dan een open reflectie op de verschillende kanten van het burgemeesterschap. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties reikt twee aandachtspunten aan: 1) het klankbordgesprek dient recht te doen aan de veelzijdigheid van het ambt en 2) de burgemeester moet nog een reële kans hebben om met de feedback aan de slag te gaan. Mede daarom is het aan te bevelen dit gesprek tijdig te voeren.
Artikel 4. De commissiesamenstelling
Samenstelling
De gemeenteraad bepaalt met artikel 4 van de verordening de samenstelling van de commissie en bepaalt uit hoeveel raadsleden de commissie bestaat. Er is gekozen om deze commissie te laten bestaan uit één vertegenwoordiger van de coalitiefracties, één vertegenwoordiger van de niet-coalitiefracties en de waarnemend voorzitter van de raad. De samenstelling van de commissie die klankbordgesprekken met de burgemeester voert, mag namelijk anders van aard zijn dan de samenstelling van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (die bestaat uit alle fractievoorzitters). Dit om juist bij de klankbordgesprekken een mogelijk ‘tribunaaleffect’ te vermijden. Het wordt aanbevolen dat de leden die na een nieuwe gemeenteraadsverkiezing terugkeren in de raad, gehandhaafd blijven in de commissie. Op deze wijze blijft de ervaringsdeskundigheid in de commissie gehandhaafd en wordt daarmee de informatiecirkel van personen zoveel mogelijk beperkt.
Raadsleden
De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij kortstondige beëindiging van het raadslidmaatschap – bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte – kan het commissielidmaatschap wederom aanvangen zodra het raadslidmaatschap opnieuw intreedt.
Geen plaatsvervangende leden
Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.
Artikel 5. Het commissievoorzitterschap
Deze bepaling is opgenomen omdat de waarnemend raadsvoorzitter beschikt over een breed geaccepteerd gezag dat door de gemeenteraad aan hem/haar is toevertrouwd.
Artikel 6. De geheimhoudingsverplichting
Voor de geheimhouding rond het houden van klankbordgesprekken dient te worden verwezen naar artikel 84 en met name artikel 86 van de Gemeentewet. Dat wil zeggen dat de commissie bij elk gesprek geheimhouding dient op te leggen. Het gebruik maken van deze algemene geheimhoudingsregeling betekent ook dat de andere raadsleden die niet aan het klankbordgesprek hebben deelgenomen, ook het verslag mogen lezen, want ook die raadsleden zijn aan de algemene geheimhoudingsbepalingen van de Gemeentewet gehouden. Zie ook artikel 9 van de verordening over het ter inzage leggen van het verslag.
Artikel 7. De termijn van aankondiging/uitnodiging
Wanneer een spoedklankbordgesprek niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging – uiterlijk twee weken – voor de hand, omdat deze termijn voldoende ruimte geeft voor de betrokkenen om het klankbordgesprek voor te bereiden.
Artikel 8. Het inwinnen van informatie door de commissie
De commissie kan zich voorafgaand aan het gesprek laten informeren door de raadsleden, de wethouders, de gemeentesecretaris, de griffier en overige informanten, zoals genoemd in artikel 1, lid d. De commissie doet dit in overleg met de burgemeester, voorafgaand aan de agendavorming voor het gesprek. Dit heeft als achterliggende gedachte dat deze personen signalen kunnen geven die voor de commissie bruikbaar zijn voor het gesprek dat ze heeft met de burgemeester, vooral als het gaat over die rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft. Ook de burgemeester kan aan de commissie namen aandragen van personen die een beeld kunnen geven van zijn functioneren. Hiertoe bepaalt de commissie tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke informanten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. De betrokken informanten vallen eveneens onder de geheimhouding.
Artikel 9. Verslaglegging
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken.
Een goed beeld kan immers alleen worden gevormd door de commissie die het volgende klankbordgesprek voert en de Commissaris van de Koning, wanneer het verslag volledig en duidelijk is. Vandaar dat het van belang is dat eveneens de sfeer waarin het gesprek plaatsvond, wordt geschetst.
Ondertekening van het verslag
Het ondertekenen van het verslag door de burgemeester, de commissievoorzitter en de overige commissieleden voorkomt dat iemand achteraf alsnog een afwijkend standpunt betrekt. Als er al sprake is van een minderheidsstandpunt, verdient het de voorkeur dit vast te leggen in het verslag. Op deze wijze wordt recht gedaan aan de inhoud van het gesprek en kunnen deelnemers later geen afstand meer nemen van de gemaakte afspraken of gedane toezeggingen.
Artikel 10. Archivering stukken
Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 hieraan stellen. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.
Artikel 12
Inwerkingtreding en citeertitel
Onderdeel van Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester namens de gemeenteraad