**3.1.** Aanwijzing en intrekking budgethouders en budgetbeheerders
Bij de Regeling Budgetbeheer 2022 is een matrix per gemeente toegevoegd. De matrix bevat de teams/ kostenplaatsen volgens de werkbegroting van de desbetreffende gemeente. Deze werkbegroting is een afgeleide van de door de raad vastgestelde programmabegroting. Op het niveau van grootboeknummer is zichtbaar onder welk team/kostenplaats een grootboeknummer valt. Aan de teams/ kostenplaatsen is in ieder geval een budgethouder gekoppeld. Waar van toepassing is ook een budgetbeheerder gekoppeld. Hiermee komen de bevoegdheden in het financieel systeem tot uitdrukking. Zowel de budgethouder als beheerder worden in de matrix op functienaam weergegeven.
De budgethouders en budgetbeheerders zijn in de onderhavige regeling in de matrix aangewezen.
De griffier is budgethouder van de budgetten voor de griffie, de gemeenteraad, de rekenkamer en commissies en legt hierover zelfstandig verantwoording af aan de gemeenteraad. De plaatsvervangend griffier is gemandateerd de griffier bij afwezigheid, te vervangen.
Kredieten leiden tot kapitaallasten die in de exploitatie worden verantwoord. Verantwoordelijk budgethouder en/of –beheerder is degene onder wiens afdeling/kostenplaats de kapitaallasten worden verwerkt.
** 3.2 .** Rol en verantwoordelijkheid budgethouders
Het dragen van de verantwoordelijkheid en verantwoording voor de inkomsten en uitgaven inclusief een juiste weergave ervan met betrekking tot de budgetten in de programmabegroting van één of meerdere programma’s. De budgethouder legt hierover verantwoording af middels de planning & control documenten en overige financiële rapportages. Een Budgethouder is ook verantwoordelijk voor de taken van hun budgetbeheerder(s).
Het juist en tijdig afhandelen van een digitaal aangeboden factuur binnen de werkvoorraad.
De budgethouder heeft het recht om zijn/haar gemandateerde budgetten te ondermandateren naar één of meerdere budgetbeheerders. Het gaat hierbij om in de begroting vermelde bedragen.
Bij het ontbreken van een budgetbeheerder neemt de budgethouder deze rol en verantwoordelijkheid ook op zich.
** 3.3 .** Rol en verantwoordelijkheid budgetbeheerders
Het voeren van een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beheer van de toegewezen budgetten.
Het binnen de vastgestelde kaders realiseren van de taken en diensten die behoren bij de toegewezen budgetten en investeringskredieten.
Het beheersen van de risico’s bij het budget en het doen van meldingen daaromtrent inzake risico’s en ontwikkelingen van politieke, economische, sociale of technische aard aan de budgethouder.
Het hanteren van de volgende randvoorwaarden bij het aangaan van een financiële verplichting:
Een financiële verplichting mag slechts worden aangegaan, nadat is geconstateerd dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de financiële verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende taakstelling;
Financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
kapitaallasten;
reserves;
post onvoorzien.
Het juist en tijdig afhandelen van een digitaal aangeboden factuur binnen de werkvoorraad.
Het toetsen van de voorgestelde codering van de factuur (ingebracht door de codeur) en het definitief vaststellen dat de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.
De accordering van een factuur houdt in dat de budgetbeheerder het eens is met de gefactureerde prestatie, deze binnen het beschikbaar gestelde budget valt, juist verantwoord is (codering) en betaalbaar gesteld mag worden.
Het realiseren van de geraamde inkomsten.
Het zorgdragen voor een juiste verantwoording van gerealiseerde inkomsten door deze tijdig en volledig te (laten) verwerken in het financiële systeem, inclusief eventuele bijlagen en een juiste bijbehorende boekingscodering t.b.v. de verantwoording.
Het geven van een goede onderbouwing van eventuele verschillen tussen raming en realisatie indien er gerapporteerd moet worden.
Het verantwoorden van de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen in tussentijdse rapportages en de jaarstukken.
Een budgetbeheerder is bevoegd één of meerdere codeurs aan te wijzen. Deze worden, na indiening door de budgetbeheerder van het formulier “Overzetten budget-/Kredietbeheerderstaken”, door applicatiebeheer Financiën verwerkt in het financiële systeem in samenwerking met team Financieel Beheer.
**3.4 .** Rol en verantwoordelijkheid codeurs
Het controleren van de factuur en het vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (prestatieverklaring).
Het invoeren van een coderingsvoorstel waarop een factuur verantwoord moet worden.
Het juist en tijdig afhandelen van een digitaal aangeboden factuur binnen de werkvoorraad.
Artikel 3
Rollen en verantwoordelijkheden
Onderdeel van Regeling Budgetbeheer 2022 gemeenten Bloemendaal en Heemstede