Deze beleidsregels treden in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking en werken terug tot 1 januari 2020.
Alsdan vervallen de Beleidsregels intern klachtrecht Meierijstad, voor zover deze zijn vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en de burgermeester van de gemeente Meierijstad.
Aldus vastgesteld op 5 mei 2020
De secretaris,
De burgemeester,
Toelichting bij beleidsregels intern klachtrecht college, burgemeester en organisatie Meierijstad 2020
De wettelijke regeling
De Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) verplicht gemeenten tot het behandelen van klachten van burgers en bedrijven over gemeentelijk handelen en heeft daar regels voor vastgesteld. De wettelijke regeling is uitgewerkt in deze beleidsregels.
Wijzigingen ten opzichte van de vorige beleidsregels
In deze beleidsregels zijn de volgende wijzigingen vastgelegd:
De bevoegdheid om een klacht niet alleen informeel maar ook formeel af te doen wordt toegekend aan de klachtbehandelaars. Mandatering aan de klachtbehandelaars van de bevoegdheid om klachten ook formeel af te doen bevordert een zo eenvoudig en snel mogelijke afwikkeling van klachten en voorkomt onnodige formalisering en juridisering.
Omwille van een zo snel mogelijke afwikkeling van klachten krijgen leidinggevenden de mogelijkheid om de afwikkeling van klachten te ondermandateren aan medewerkers. Van die mogelijkheid zal met name bij de grote werkateliers gebruik worden gemaakt. Aan de ondermandatering worden wel twee voorwaarden verbonden: de leidinggevende moet worden geïnformeerd over de wijze van afwikkeling van de klacht en als een klacht formeel moet worden afgewikkeld dient de leidinggevende in te stemmen met de het conceptoordeel over de klacht en de eventuele aanbevelingen. Vanzelfsprekend kunnen deze medewerkers niet worden ingeschakeld bij de behandeling van klachten over gedragingen waarbij zij zelf betrokken zijn geweest.
De verplichting om de indiener van een klacht altijd schriftelijk mede te delen dat een klacht naar tevredenheid is afgewikkeld vervalt als evident is dat dat het geval is. Zolang er nog enige twijfel mogelijk is blijft de verplichting om te checken of de klacht inderdaad naar tevredenheid is afgedaan van kracht.
Voor de duidelijkheid is de bestaande praktijk vastgelegd dat het centraal meldpunt wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de klachtenbehandeling.
Inhoud beleidsregels
Deze beleidsregels gaan er, anders dan de vorige regels, van uit dat een klacht namens het bestuursorgaan zowel informeel als formeel wordt afgedaan door de aangewezen klachtbehandelaar. In de meeste gevallen is dat de leidinggevende van de bij de gedraging betrokken medewerker. De bevoegdheid tot het afwikkelen van klachten kan op grond van deze nieuwe beleidsregels ook worden ondergemandateerd aan medewerkers. Met het verlenen van het (onder)mandaat kan de procedure worden versneld en vereenvoudigd. Daarnaast komt mandatering aan de klachtbehandelaar tegemoet aan de wens van de Nationale Ombudsman om formalisering en juridisering van klachten zoveel mogelijk te voorkomen.
Uitgangspunt blijft dat de klachtbehandelaar probeert de klacht, in overleg met de klager en beklaagde, zo snel en informeel mogelijk op te lossen. Pas als een informele oplossing niet mogelijk blijkt wordt de klacht door de klachtbehandelaar formeel afgedaan. Dat betekent dat de procedure beschreven in Titel 9.1 van de Awb dient te worden vervolgd. Die procedure houdt kort gezegd in dat:
klager en beklaagde formele worden gehoord (9:10, eerste lid Awb);
dat een verslag van het horen wordt gemaakt (9:10 , derde lid Awb);
aan klager wordt medegedeeld:
de bevindingen van het onderzoek naar de klacht
het oordeel over gegrondheid van de klacht, en
de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.
Van belang is dat de beklaagde altijd betrokken wordt bij de wijze van afhandeling van de klacht.
Nationale Ombudsman
De klager die zich niet kan verenigen met de wijze van afhandeling van de klacht kan zich wenden tot de Nationale Ombudsman, waar de gemeente Meierijstad bij is aangesloten
Afzonderlijke regeling voor klachten over raad en griffie en voor klachten van medewerkers over collega's
Deze beleidsregels hebben geen betrekking op klachten over de raad en griffie. Daarvoor gelden afzonderlijke beleidsregels. De beleidsregels hebben ook geen betrekking op de afhandeling van klachten die medewerkers hebben over collega’s en bestuurders (ongewenst gedrag en klokkenluidersregeling). Voor de behandeling van die klachten wordt aangesloten bij de daarvoor getroffen landelijke regeling.
Artikel 6
Inwerkingtreding
Onderdeel van Beleidsregels intern klachtrecht college, burgemeester en organisatie gemeente Meierijstad 2020