Voor het tekenen van facturen geldt het vier-ogen-principe. Dit betekent dat in ieder geval twee functionarissen de factuur (digitaal) aftekenen
In het financiële pakket is en route voor factuurverwerking vastgelegd. In deze route is opgenomen wie de budgethouders en -beheerders zijn. De budgetbeheerder tekent voor de ontvangst van de geleverde diensten of goederen en zorgt voor een tijdige en juiste codering van een factuur. Het coderen van een factuur mag alleen op een grootboek en kostenplaats die onder de verantwoordelijkheid van een budgethouder valt en waarvoor een budget is opgenomen. Daarna volgt de factuur de digitale route naar de budgethouder om goedkeuring te krijgen. De budgethouder accordeert de factuur digitaal voor de rechtmatige besteding*. De routing kan op verzoek van de financieel consulent door het team financieel beheer worden gewijzigd.
Bij afwezigheid van de (aangewezen) budgethouder en/of -beheerder dient vervanging ter continuïteit in de informatieverstrekking gewaarborgd te zijn via horizontale vervanging zodat de tijdige betaling van rekeningen doorgaat. Wettelijk is geregeld dat bij te late betaling rente verschuldigd is. Door het aanwijzen van een vervanger kan het vier-ogen-principe gewaarborgd blijven.
Middels deze methodiek van aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het goedkeuren van facturen voldoet de SED aan het vier-ogen-principe, conform de inrichting van het systeem. Na goedkeuring door de budgethouder (en eventuele nacontrole door de financieel consulent) is de factuur akkoord voor betaling, omdat deze voldoet aan alle factuureisen, fiscale aspecten en de juiste toepassing is gehanteerd conform het BBV.
In het team financieel beheer zijn meerdere medewerkers belast met een formele eindcontrole van de facturen. Hier wordt gecontroleerd op factuurvereisten, fiscale aspecten en op juiste toepassing van het BBV. Als de factuur geaccordeerd is en aan alle vereisten is voldaan wordt door de afdeling financiën de factuur doorgevoerd en betaalbaar gesteld.
*Na de implementatie van de Contractenbank zal de route van het vier-ogen-principe wijzigen. Verplichtingen met een waarde van meer dan 5.000 Euro moeten worden vastgelegd in de contractenbank. Na volledige invoering zal de budgethouder (en de daartoe geautoriseerde medewerker) in het systeem vooraf akkoord geven en zullen de facturen gelinkt aan deze contracten alleen nog maar gecodeerd worden alvorens de betaling plaatsvindt.
Artikel 6: