Bij afwezigheid van de secretaris wordt diens functie uitgeoefend door de loco-secretarissen in de volgorde van hun aanwijzing als loco-secretaris.
Bij afwezigheid van een manager wordt diens functie uitgeoefend door de manager die de secretaris als vervanger heeft aangewezen.
Bij afwezigheid van een projectleider wordt diens functie uitgeoefend door de secretaris of de gemandateerd manager.