In onderstaande tabel 3 is de verdeling weergegeven tussen de budgethouders en budgetbeheerders bij het aanwenden van en rapporteren over de door de raad goedgekeurde Budgetten.
De hoofdbudgethouder wordt in deze tabel niet genoemd, aangezien deze de eindverantwoordelijkheid heeft en geen limiet kent in de hoogte van verplichtingen en facturen.
Tabel 3
Beschrijving taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
budgethouder
budgetbeheerder
Is verantwoordelijk voor de vorming en coördinatie van beleid voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering van een aan een budget verbonden taak en prestatie.
Ja
N.v.t.
Geeft uitvoering aan de werkzaamheden die verbonden zijn aan het budget en bewaakt de stand van de budgetten.
Ja
Ja
Gaat, binnen beschikbaar budget en met inachtneming van de mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit en het inkoop- en aanbestedingsbeleid, verplichtingen aan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten welke tot de taak van het budget behoren, tot een bepaald maximumbedrag.
Max € 500.000
Max € 5.000
Toekennen van de Prestatie-Akkoord-Verklaring Controleert en fiatteert betaalbaarstelling van inkomende facturen, declaraties e.d.1Er moet gecontroleerd worden of er voldoende geldige bewijsstukken zijn om de factuur goed te keuren c.q. om de factuur betaalbaar te kunnen stellen.Voorbeelden van bewijsstukken zijn bij inkopen en aanbesteden:Werken: getekende termijnstaten door de directievoerder/projectleider; getekende afleverbonnen.Leveringen: getekende pakbon; oplever-/acceptatieprotocol.Diensten: getekende urenstaten; goedgekeurd rapport; polis.
Conform de verplichting die is aangegaan
Conform de verplichting die is aangegaan
Bewaakt en geeft inzicht in de stand van de Budgetten, de verplichtingen en vorderingen en levert voor deze Budgetten een bijdrage aan de P&C-cyclus.
Ja
Ja, op verzoek van de budgethouder
Draagt periodiek zorg voor de beleidsmatige toelichtingen en analyses, inclusief prestatie- en productgegevens, kengetallen e.d.
Ja
Ja, op verzoek van de budgethouder
Aangaan van een verplichting
Het spreekt voor zich dat verplichtingen uitsluitend kunnen worden aangegaan als daarvoor op basis van de begroting een toereikend budget beschikbaar is. Indien er onvoldoende budget beschikbaar is, dan dient via de hiërarchische lijn aanvullend budget aangevraagd te worden. Nadere bepalingen hierover zijn opgenomen in artikel 5 van de Financiële Verordening gemeente Dalfsen 2020.
De verplichtingen die worden aangegaan, worden geregistreerd in de verplichtingenadministratie. Het daaruit verkregen verplichtingennummer wordt gecommuniceerd met de leverancier, die dit nummer op de factuur dient te vermelden, zodat de administratieve verwerking maximaal door het financiële systeem wordt ondersteund.
De onder voorgaande bullit genoemde gebruik van de verplichtingenadministratie is niet van toepassing op de uitzonderingen die worden genoemd in de onderstaande “Artikelsgewijze toelichting op het besluit”, artikel 4.
Facturen waarvoor geen verplichting is geregistreerd, met inachtname van de uitzonderingen zoals genoemd bij de voorgaande bullit, worden altijd ter controle en fiattering aan de budgethouder voorgelegd
Wijkuitvoerders en wijkteammedewerkers kunnen goederen inkopen tot een bedrag van maximaal € 500 per aankoop indien er gebruik gemaakt wordt van het (voorbedrukte) bonnenboek. Op de bon dient in ieder geval vermeld te worden de naam van de budgetbeheerder/-houder, het verplichtingennummer uit de verplichtingenadministratie en eventueel de kostenplaats.
Na voorafgaand overleg met de verantwoordelijke budgetbeheerder kunnen medewerkers van de gemeente Dalfsen kleine inkopen (tot een maximum van € 500 per keer) doen betreffende catering, representatiekosten, bloemen, e.d.
Uit oogpunt van Interne Controle en Beheersing is in het proces Bestellen-Leveren-Betalen het principe van functiescheiding en 4-ogenprincipe leidend; daar waar dit niet mogelijk is worden aanvullende beheersmaatregelen toegepast.
De functie van (hoofd-) budgethouder of budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van kassier of met de registrerende functie binnen het team financiën.
De functie van (hoofd)-budgethouder of budgetbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.
Een (hoofd-)budgethouder of budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en geen facturen goedkeuren waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente Dalfsen optreedt.
De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van budgetbeheerder.
Artikel 4
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Onderdeel van Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2022