De onderstaande kaders zijn de stappen die gezet moeten worden op het moment dat er een subsidieaanvraag binnenkomt. Deze kaders zijn randvoorwaardelijk voor de definitieve toekenning van het subsidiebedrag.
De vereniging / stichting dient een compleet (bouw)plan in. Daarbij behoort o.a. een omschrijving van het plan, een financiële onderbouwing, bouwtekeningen en bestek:
Omschrijving project, wat is het eindresultaat;
Rechtsvorm initiatiefnemer;
Onderbouwde kostenraming met externe uitgaven, zelfwerkzaamheid, financiële risico’s;
Risico-inventarisatie, welke risico’s zijn voorzien en voor wie zijn deze;
Planning, binnen welke termijn wordt het plan gerealiseerd;
Tussentijdse voortgangsrapportages, bewaking voortgang en afspraken;
De administratie moet zo zijn ingericht dat op eenvoudige wijze - op verzoek - overzichten kunnen worden verkregen.
Het plan wordt getoetst aan de kaders waarna de bijdrage wordt vastgesteld:
Het plan wordt intern getoetst en ter besluitvorming voorgelegd aan college of raad (ingeval er budget beschikbaar gesteld moet worden);
Er wordt een voorschot verstrekt van 20% van de kosten die voor subsidie in aanmerking komen waarna de aanvrager van start gaat;
Er wordt gewerkt met drie voortgangsrapportages, met informatie over het bouwproces en financiën. Na elke voortgangsrapportage wordt een voorschot verstrekt van 25% van de kosten die voor subsidie in aanmerking komen;
De initiatiefnemers stellen voortgangrapportages op waarin de stand van zaken (zowel inhoudelijk als financieel) wordt opgenomen. De voortgangsrapportages zijn een voorwaarde voor het beschikbaar stellen van het budget. Rapportages worden intern getoetst door de afdeling financiën. De verantwoordelijk wethouder heeft een rol in de voortgangrapportages en beoordeeld of college een tussentijds besluit moet nemen;
Tussentijds dient de gemeente op de hoogte gehouden te worden van de ontwikkelingen op basis van agenda- en verslagdeelname aan de bouwvergaderingen;
De gemeente blijft tussentijds op basis van partnership aandachtig het bouwproces volgen en ondersteunt de vrijwilligers die het proces trekken;
Bij de oplevering van het plan wordt een proces verbaal opgemaakt en volgt bij goedkeuring de eindafrekening van de resterende 5% van de kosten die voor subsidie in aanmerking komen;
De eindrapportage wordt voorgelegd aan het college; in deze eindrapportage is een volledige verslaglegging opgenomen van het project (inhoudelijk, planning, financiën). De raad wordt via de reguliere P&C-cyclus geïnformeerd over de voortgang, indien relevant met een RIB.
Dit is ook het moment om samen te evalueren hoe het proces is verlopen.
Het college van burgemeester en wethouders kan afwijken van de percentages zoals genoemd onder artikel 12.3 tot en met artikel 12.7.
Indien zich afwijkingen voordoen ten opzichte van de met de gemeente gedeelde kostenraming en kostenposten, dient de verantwoordelijk wethouder per omgaande op de hoogte te worden gesteld. Kostenposten zijn niet zondermeer uitwisselbaar en met alternatieven in te vullen. De initiatiefnemer dient in beginsel afwijkingen zelf op te vangen indien deze boven het beschikkingsbedrag komen. Indien kosten binnen afzonderlijke kostenposten lager uitvallen, kunnen deze terugvorderbaar zijn.
Bij afwijkingen kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld aan de subsidiebeschikking. Indien er geen melding wordt gemaakt, kan het college de subsidiebeschikking intrekken of wijzigen.
Hoofdstuk 3
Artikel 12
De kaders
Onderdeel van Nadere regels ontwikkeling gemeenschapsinitiatieven en Huisvesting accommodaties