Uit de procedurele aanpak zoals beschreven in hoofdstuk 2.3 wordt duidelijk hoe rechthebbenden en belanghebbenden geïnformeerd worden. Bij een grootschalige inhaalslag betreft het contact een persoonlijke mededeling middels een brief en algemene informatie via mededelingenborden, bordjes bij de te ruimen graven of vakken en mededelingen via de gemeentepagina van lokale (week)bladen. Voor vragen en aanvullende informatie kunnen zij terecht bij de begraafplaatsenadministratie.
Indien de administratie van het graf niet volledig is worden (voormalige) rechthebbenden en belanghebbenden in de gelegenheid gesteld om ontbrekende informatie aan te vullen middels overlegging van de grafakte en/of betaalbewijzen. Indien de geregistreerde (voormalige) rechthebbende of belanghebbende niet meer traceerbaar is of reeds is overleden, kan een nieuwe rechthebbende zich alsnog melden om het grafrecht over te nemen. De wet geeft aan dat iedereen die zich meldt de nieuwe rechthebbende kan worden. Vanuit zorgvuldigheid wordt de aanvrager geadviseerd andere nabestaanden van het verzoek op de hoogte te brengen en er mee in te laten stemmen.
Indien mocht blijken dat van graven geen (voormalige) rechthebbenden bekend zijn worden bordjes, overeenkomstig het bepaalde in de gemeentelijke beheerverordening, op de betreffende graven geplaatst. Op het mededelingenbord van het gedenkpark zal een oproep verschijnen die mede refereert aan de bordjes. De nabestaanden en mogelijke rechthebbenden worden er zo op geattendeerd dat ze contact moeten opnemen met de begraafplaatsenadministratie voor nadere informatie.
De bordjes blijven één jaar gehandhaafd. De reden hiervoor is dat binnen dit jaar op alle feestdagen, de verjaardag, de sterfdag en alle andere bijzondere dagen waarop het graf vaak bezocht wordt een bordje op het graf staat. Voor geregistreerde (voormalige) rechthebbenden die niet binnen 6 weken reageren geldt dezelfde procedure, met dien verstanden dat de bordjes dan 10 maanden bij het graf blijven staan.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.3
Communicatie met rechthebbenden en belanghebbenden
Onderdeel van Ruimingsprotocol gemeentelijke gedenkparken Schagen