Aanbestedingen worden schriftelijk vastgelegd in een digitaal inkoopdossier. Het inkoopdossier bevat alle, ten behoeve van de interne en externe controle benodigde, relevante inkoop- en aanbestedingsdocumenten. Bij Europese aanbestedingen die plaatsvinden onder begeleiding van inkoop, draagt de inkoopadviseur zorg voor het inkoopdossier. In overige gevallen is de betrokken budgetbeheerder/-houder verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden en archiveren van het inkoopdossier.