De evenementenplanning gebeurt aan de hand van een jaarprogramma. Hierin worden alleen de vergunningplichtige evenementen opgenomen. Dit jaarprogramma wordt jaarlijks uiterlijk 1 december gepubliceerd via de beschikbare kanalen (website, huis-aan- huis blad e.d.) voor het aankomende evenementenjaar.
Evenementenorganisatoren dienen schriftelijk te verzoeken om in het jaarprogramma te worden opgenomen. Het verzoek dient in ieder geval de volgende gegevens te bevatten: naam evenement, risico-categorie evenement, verwachte bezoekersaantallen, locatie, data en tijdstippen. Een dergelijk verzoek wordt ingediend via het e-mailadres APV@valkenburg.nl en dient uiterlijk 15 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop het jaarprogramma ziet, te zijn ingediend.
Het college van burgemeester en wethouders kan – nadat het jaarprogramma is gepubliceerd – tussentijds, al dan niet periodiek, het jaarprogramma gemotiveerd aanpassen.
Plaatsing op het jaarprogramma betekent niet dat daarmee ook al een evenementenvergunning is verleend voor het betreffende evenement.
Plaatsing op het jaarprogramma laat onverlet dat tijdig een aanvraag voor een evenementenvergunning moet worden ingediend.
Toelichting op artikel
Het team vergunningen ontvangt alle schriftelijke verzoeken voor plaatsing op het jaarprogramma. Na 15 september wordt van alle verzoeken één overzicht gemaakt. Indien er sprake is van cumulatie (opeenstapeling) van evenementen dan wordt het overzicht door de Citymanager aan het College voorgelegd om een (strategische) keuze te maken.
Het jaarprogramma wordt door de diverse hulpdiensten gebruikt voor de planning van o.a. benodigde inzet. Daarnaast is het bedoeld om meer grip te houden op het aantal en de spreiding van evenementen. Bovendien is het jaarprogramma een handig hulpmiddel om pro-actief organisatoren te benaderen voor een tijdige indiening van de aanvraag om een vergunning.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.1
Jaarprogramma
Onderdeel van Beleidsregels evenementenvergunningenproces gemeente Valkenburg aan de Geul