Bepaal op welke wijze je de archiefbescheiden/informatieobjecten gaat vernietigen, bijvoorbeeld door:
Leegruimen van archiefdozen met informatie die op de vernietigingslijst is opgenomen.
Op maat gemaakte ‘scripts’ waarmee informatieobjecten vernietigd worden.
Specifieke vernietigingsfuncties die worden of zijn ingebouwd in de informatiesystemen.
Shredders waarmee in fysieke dragers van informatieobjecten vernietigd worden.
De wijze van vernietigen die gekozen wordt, is afhankelijk van analoog of digitaal vernietigen. Digitaal vernietigen is afhankelijk van de mogelijkheden die het informatiesysteem biedt. In sommige gevallen kan vernietiging in legacy-systemen of in systemen zonder vernietigingsfunctionaliteit worden gerealiseerd. In sommige gevallen, bij bestaande ‘moderne’ systemen of bij nieuw te ontwikkelen of aan te schaffen informatiesystemen, kunnen de principes van archiving by design, common ground of volledig geautomatiseerd vernietigen worden toegepast.
De Enterprise Architectuur (waarin ook vernietigingsfunctionaliteit per informatiesysteem in kaart is gebracht) kan een startpunt zijn om te bepalen op welke wijze vernietigd kan en zal worden.
Let op:
Outsourcing van informatiesystemen.
Informatiesystemen die extern (in de cloud) worden gehost en waarvoor ook een verwerkingsovereenkomst geldt. Overheidsorganisaties die hun eigen informatiesystemen niet beheren, moeten een overeenkomst sluiten waar digitaal vernietigen onderdeel van is met de beheerder van deze systemen.
Hoofdstuk 2. › Paragraaf 2.9.
Artikel 2.9.5.
Bepalen van de wijze van vernietigen
Onderdeel van Analoge en digitale vernietiging archiefbescheiden