Om de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, bestaat er een adequate functiescheiding tussen de inkooprollen. Inkoop onderkent onder andere de volgende inkooprollen:
de persoon die een opdracht/bestelling plaatst
de persoon die opdracht/bestelling goedkeurt/tekent
degene die de factuur accordeert
degene die de oplevering van de opdracht c.q. de ontvangst van de bestelling goedkeurt.
Deze rollenscheiding wordt zoveel mogelijk geborgd. Het goedkeuren van de bestelaanvraag c.q. het verstrekken van een opdracht geschiedt op basis van het vier-ogen-principe door een budgethouder of opdrachtverstrekker op basis van de mandateringsregeling én een collega of leidinggevende die meekijkt.
De gemeente heeft integer handelen door bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel. Zij houden zich aan de vastgestelde integriteitsregels (gedragscode integriteit). Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor zij bijvoorbeeld belangenverstrengeling voorkomen. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om integriteit.
We staan niet toe dat een medewerker een opdracht één-op-één gunt aan een bedrijf waarin hij of een medewerker van de gemeente een (financieel of ander) belang heeft. Deze regel geldt zowel voor medewerkers als voor extern ingehuurde medewerkers. Het bedrijf is niet uitgesloten voor de opdracht, maar de inkoop moet meervoudig onderhands of openbaar worden aanbesteed.
Hoofdstuk 6 › Paragraaf 6.2
Artikel 6.2.3
Integriteit borgen
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018