Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (inkopen met impact). De gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen.
De gemeente heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door ondernemers stimuleren. De gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
De gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.
Bij de product- en marktanalyse kan de gemeente inventariseren welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
De gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedings-procedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.
In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.
De gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.
De gemeente koopt digitaal in (E-procurement, E-factureren etc.).
De gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.
Een onderdeel van duurzaam inkopen is circulair inkopen
Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeente kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie eisen.
Voorafgaand aan alle aanbestedingen die de meervoudig onderhandse aanbestedingsdrempel overschrijden dient een Intakeformulier inkopen te worden ingevuld. Dit ter bepaling van de aanbestedingsprocedure. In betreffend document wordt, conform het in de MRA afgesproken beleid, aandacht en inzet vereist ten aanzien van duurzaamheid. Ook past de gemeente in haar aanbestedingen minimaal de milieucriteriadocumenten toe die beschikbaar zijn via het landelijk kenniscentrum “Pianoo” om daarmee te voldoen aan de wettelijke milieuoverwegingen in iedere aanbesteding. Wanneer wordt afgeweken van het vanuit de MRA en Pianoo ingegeven beleid ten aanzien van duurzaamheid, dient dit middels een hardheidsclausule ter besluitvorming te worden voorgelegd aan het college.
De gemeente wil dat Inkopen ook een Social return opleveren
Social return on investment (SROI) is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke werk, dienst en eventueel levering. De gemeente streeft ten aanzien van SROI de volgende doelen na:
Bijdragen aan opgaven op de arbeidsmarkt
Vergroten van (arbeids)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
Voorkomen en terugdringen van voortijdige schooluitval;
Verbinden onderwijs en arbeidsmarkt;
Stimuleren sociaal ondernemerschap
Bijdragen aan andere maatschappelijke opgaven van de gemeente
Het college heeft ingestemd met de Beleidsnotitie SROI Zaanstreek-Waterland en het daarbij horende Uitvoeringsprotocol SROI 2020. Social Return wordt hierin toegepast met de onderstaand aangegeven begrenzingen:
Trapsgewijze drempels SROI uitvraag
1
< Europese aanbestedingsdrempel (in 2022: € 215.000,-) voor diensten en leveringen
voor werken wordt dezelfde drempel gehanteerd
Geen SROI uitvraag, tenzij
2
voor diensten en leveringen: > Europese aanbestedingsdrempel
(in 2022 € 215.000,-)
voor werken wordt dezelfde drempel gehanteerd
SROI is in principe mogelijk bij werken, leveringen en diensten met een proportionele arbeidscomponent.
Het vaststellen van het percentage vraagt maatwerk. Bijvoorbeeld bij opdrachten in het fysieke domein hebben we in de huidige arbeidsmarkt te maken met ‘tekortsectoren’. Hierbij is een maatwerk beoordeling van de SROI kansen met input vanuit het WSP over de beschikbaarheid van arbeidspotentieel en wat er nodig is om potentiele kandidaten geschikt te maken belangrijk. Bij maatwerk hoort uitvragen op een manier dat SROI zal bijdragen aan nieuwe aanwas vanuit onderwijs en werkzoekenden.
Is de totale loonsom voor opdrachtnemer aantoonbaar minder dan 30% van de totale aanneemsom bij het contract, dan is bijv. een lager % van de opdrachtwaarde i.v.m. proportionaliteit noodzakelijk. En is de loonsom lager dan 10% dan kan de uitkomst zijn dat SROI niet wordt opgenomen in de aanbesteding. Overheidsopdrachten voor leveringen hebben vaak een kleine arbeidscomponent. Het stellen van SROI-eisen is dan al snel disproportioneel.
Gemiddeld zien we dat in de afgelopen jaren percentages tussen de 2 en 5 % worden gehanteerd. Als basis richtlijn voor het toepassen van SROI hanteren we, toegepast vanaf drempelbedrag:
Loonsom >30% - 5% SROI indien proportioneel
Loonsom <30% - 2% SROI indien proportioneel
Loonsom <10% - geen SROI tenzij proportioneel
Het meenemen van SROI gebeurt, wanneer dit kansrijk en proportioneel is en wordt dan als contracteis door middel van een bijzondere uitvoeringsvoorwaarde meegenomen. Optioneel kan een gunningscriterium worden toegepast.
Opdrachtnemers kiezen zelf hoe zij hun SROI invullen binnen de door de regiogemeenten aangereikte mogelijkheden (Bouwblokken). De SROI verplichting of –inspanning wordt vertaald naar een percentage van de opdrachtwaarde. De opdrachtnemer dient een bepaalde waarde in te zetten als SROI invulling die kan worden ingezet. De waarden zijn conform de tabel in het bouwblokken schema welke is opgenomen in het uitvoeringsprotocol.
Onderstaand de werkwijze uit de Beleidsnotitie Zaanstreek-Waterland 2020:
Als de opdracht eenmaal gegund is, vult de opdrachtnemer in overleg met de gemeente zijn SROI verplichting in. De uitvoeringsafspraken hiervoor zijn beschreven in het regionale Uitvoeringsprotocol Social Return Zaanstreek-Waterland. Lokale of regionale ontwikkelingen of de aard van opdracht kunnen aanleiding zijn voor gemeenten met opdrachtnemers afspraken te maken die afwijken van dit protocol. Die uitvoeringsafspraken bieden daarmee, net als deze beleidsnotitie, voldoende ruimte voor maatwerk.
Het schrijven van de aanbestedingsdocumenten en het bepalen van de SROI eis zijn een lokale aangelegenheid. De budgethouder of de afdeling Inkoop van de gemeente bepaalt de inhoud van de aanbesteding, inclusief aanvullende voorwaarden zoals SROI. Ook het contract dat volgt na definitieve gunning van de opdracht, wordt afgesloten met de afzonderlijke gemeente. Dat houdt in dat de lokale gemeente verantwoordelijk is voor het beheer van het contract, inclusief de SROI verplichting.
Voor de invulling van SROI wordt samengewerkt met partners in het Werkgeversservicepunt Zaanstreek-Waterland (WSP) en met andere maatschappelijke partners. De uitvoering van het SROI beleid is voor een groot deel belegd bij het regionaal opererende Werkgevers Servicepunt (WSP) Zaanstreek-Waterland. Dat betekent dat het WSP de opdrachtnemer/werkgever ondersteunt bij de SROI invulling. Er kunnen schaalvoordelen ontstaan. Deze beleidsnotitie en het uitvoeringsprotocol SROI kunnen een begin zijn voor verdere afstemming.
Artikel 4.2