Art. 4.7.9 Privacybeleid gemeente Veere — SPELREGELS VOOR HET UITOEFENEN VAN DE RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Voor het gebruik maken van zijn rechten gebruikt de betrokkene bij voorkeur het verzoekformulier zoals dat beschikbaar is op www.veere.nl/privacy. Dit formulier stuurt de betrokkene (geautomatiseerd) naar het e-mailadres van de privacy officer privacy@veere.nl Een verzoek van de betrokkene op een andere wijze dan het verzoekformulier op de website wordt alleen in behandeling genomen als de identiteit van de betrokkene voldoende is vastgesteld. In zijn verzoek maakt de betrokkene zo specifiek mogelijk duidelijk op welke verwerking of verwerkingen zijn verzoek betrekking heeft. Als na het verzoek van de verantwoordelijke de betrokkene zijn verzoek niet voldoende specifiek heeft gemaakt, wordt het verzoek niet in behandeling genomen. Toelichting bij d. De gemeente verwerkt veel persoonsgegevens in diverse registraties. Op basis van de AVG moet bij een inzageverzoek inzage verleend worden in alle persoonsgegevens. Bij een algemeen, niet gespecificeerd verzoek betekent dat dat alle registraties, inclusief alle documenten, e-mails, etc. doorzocht moeten worden op het voorkomen van de persoonsgegevens. Het is zeer waarschijnlijk onmogelijk om bij een dergelijk verzoek volledig te zijn, maar in ieder geval is het een zeer tijdrovende en kostbare zoektocht. Een niet gespecificeerd verzoek vergt daardoor een onevenredige inspanning van de gemeente. In overweging 63 bij de AVG is het volgende opgenomen: “Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke een grote hoeveelheid gegevens betreffende de betrokkene verwerkt, moet hij de betrokkene voorafgaand aan de informatieverstrekking kunnen verzoeken om te preciseren op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft.” In die zin biedt de AVG wel de ruimte om te vragen om een specificering van het inzageverzoek. Een soortgelijk uitgangspunt bestond ook onder de Wbp. In de jurisprudentie is dit bekend onder de term ‘fishing expedition’, een algemeen en niet nader onderbouwd verzoek. Om te voorkomen dat de verwerkingsverantwoordelijke grote hoeveelheden bestanden en documenten moet doornemen mag de verwerkingsverantwoordelijke in een dergelijk geval om verduidelijking van het verzoek vragen. Als na het verzoek van de verantwoordelijke de betrokkene zijn belang niet voldoende specifiek heeft gemaakt, wordt het verzoek niet in behandeling genomen. Meer dan twee dezelfde verzoeken over dezelfde verwerking per kalenderjaar wordt aangemerkt als buitensporig en wordt om die reden afgewezen. Tenzij de aard van de verwerking het met zich mee brengt dat er frequent wijzigingen worden opgenomen. Een verzoek van de betrokkene wordt schriftelijk (brief, e-mail) beantwoord. Op verzoek van de betrokkenen kan ook mondeling informatie worden meegedeeld, onder de voorwaarde dat de identiteit van de betrokkene is vastgesteld. Een elektronisch ingediend verzoek om inzage wordt elektronisch afgedaan. Een verzoek wordt binnen één maand na ontvangst afgedaan. Deze termijn kan maximaal met twee maanden worden verlengd. Verlenging is niet mogelijk als het verzoek niet wordt gehonoreerd. Een afwijzing van een verzoek van de betrokkene wordt altijd per brief bekend gemaakt. Het besluit op een verzoek van een betrokkene is een besluit in de zin van de Awb waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. Kennisgevingen aan ontvangers over correctie, wissing of beperking van persoonsgegevens worden zoveel mogelijk via een netwerkverbinding gedaan. Als dat niet mogelijk is dan wordt de kennisgeving schriftelijk (brief, e-mail) gedaan.

Rechtspraak bij dit artikel