Voor elke vergadering worden, als regel op de vrijdag vóór de vergadering, door de bestuurskundig adviseur de agenda en bijbehorende stukken opgenomen in iBabs.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige opname in iBabs als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk op de maandag vóór de vergadering worden aangemeld bij de bestuurskundig adviseur, die deze, na afstemming met de gemeentesecretaris, in iBabs opneemt.