Na een startnotitie, die in de laatste vergadering van de commissie Algemeen Bestuur in 2019 is behandeld is, in de tweede helft van 2020, een uitgebreide gespreksronde gehouden met organisatoren van evenementen in de afgelopen jaren. Onderstreept is dat het leren van ervaringen van voorgaande jaren van zowel organisatoren/aanvragers als van de gemeentezijde input zouden moeten opleveren voor het nieuwe evenementenbeleid. In de evaluatiegesprekken zijn de ervaringen van stakeholders met het vergunningsproces, afstemmingsmomenten, naleving en controle van de voorschriften, de evenementenkalender, de adviseurs in het vergunningsproces, de samenwerking tussen overheidsdiensten, conflicterende belangen, het aanbod van evenementen, geluidsaspecten en de relatie met omwonenden aan de orde gesteld. Tenslotte is ook de behoefte bij organisatoren gepeild over de komst van een centraal evenemententerrein.
Op basis van deze gesprekken verscheen een uitgebreide evaluatie, die een aantal positieve punten opleverde over de gang van zaken van de afgelopen jaren maar er werden ook leerpunten zichtbaar, die een plaats zouden moeten krijgen in het nieuw vast te stellen beleid. In maart 2021 werd de rapportage behandeld door het college van burgemeester en wethouders en beschikbaar gesteld aan de commissie Algemeen Bestuur en alle geïnterviewde organisatoren.
Hoofdlijnen van de evaluatie zijn :
a. Positief beeld over afhandeling laatste jaren van vergunningaanvragen; continueer huidige behandeling en behandelaars; een directe check op compleetheid van een aanvraag is belangrijk.
b. Waardeer vrijwillige organisatoren.
c. Laat actieve betrokkenheid vanuit gemeente zien tijdens evenementen.
d. Zoek een parallelspoor tussen organisator en gemeente.
e. Zoek naar standaardisering bij repeterende evenementen.
f. Stuur en controleer/handhaaf op gelijke behandeling.
g. Schep zo veel mogelijk rechtsgelijkheid bij gebruik van het Marktplein.
h. De evenementenkalender is een nuttige aanvulling voor gemeente én organisatoren.
i. Schenk (nog) meer aandacht aan communicatie tussen gemeente en organisator.
j. Geef vanuit de gemeente meer digitale ondersteuning.
k. Introduceer bij grote(re) evenementen een gezamenlijke briefing vooraf en een evaluatie na afloop.
l. De gemeente ontvangt niet of nauwelijks klachten over evenementen.
m. De samenwerking met boa’s is positief.
n. Er bestaat enige angst voor inperkingen als gevolg van het nieuwe geluidbeleid.
Deze ervaringspunten leveren op dat de focus van nieuw beleid in ieder geval ook moet liggen op tijdige aanvraag (tenminste acht weken voor het evenement en voor C-evenementen 12 weken), tijdige aanmelding voor de evenementenkalender, een snel contact over de compleetheid van de aanvraag, digitale facilitering van organisatoren zowel voor wat betreft de aanvraag als de daarbij aan te leveren ondersteunende documenten, een gezamenlijk kick-off bij grote evenementen met een rol voor aanvragers en gemeente, het vastleggen van controles in korte documenten ten dienste van de evaluatie, een evaluatie voor grote evenementen binnen een twee weken na het evenement.
Voor het grootste deel van het tijdsbeslag om te komen tot een voorstel van nieuw beleid speelde voortdurend de COVID-problematiek. Dat noodzaakte tot veel (meer) individuele gesprekken maar ook tot een rustpauze totdat de onduidelijkheid daarover wat afnam. Nog steeds speelt die problematiek op de achtergrond en maakt, dat het op dit moment nog steeds erg moeilijk is om evenementen verantwoord te organiseren. Desondanks is er nu voor gekozen om toch maar te komen tot afronding van het proces in de vorm van de presentatie van een nieuw evenementen-beleid.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies