Bij de omgang met gegevens passen de boa’s de volgende regels toe:
Ze muteren altijd kort, zakelijk en objectief. Er worden daarbij zoveel mogelijk redenen van wetenschap vastgelegd: wie, wanneer, waar, wat, waarom, hoe verkregen, van wie, etc.
De gegevens die worden verwerkt zijn juist, volledig en actueel. Er worden niet meer gegevens vastgelegd dan noodzakelijk voor het doel van verwerking.
Uit de mutatie blijkt altijd duidelijk of er sprake is van een persoonlijk oordeel of van interpretatie van een feit.
Er wordt altijd in de daarvoor bestemde systemen gewerkt. Hierdoor wordt de boa geholpen om conform de wet te werken en gegevens bijvoorbeeld tijdig te verwijderen.
Uit de mutatie in de daarvoor bestemde systemen blijkt altijd of het gaat om een AVG-verwerking (naheffing) of om verwerking van politiegegevens (‘combibon’).
De gegevens (waaronder ook foto’s) worden zo spoedig mogelijk vanaf gegevensdragers, zoals de smartphone of het zakboekje, verwijderd. Er wordt op gelet dat er niet gesynchroniseerd wordt met een Apple- of Google-server. Het gebruik van privé-telefoons of tablets wordt vermeden.
Bij een vermoeden dat het gaat om een artikel 9-verwerking wordt dit direct doorgegeven aan de Bevoegd Functionaris.
Gegevens worden met andere opsporingsambtenaren gedeeld (ter beschikking gesteld). Er geldt een free flow of information in combinatie met het need-to-knowprincipe voor politie, boa, KMar en bijzondere opsporingsdiensten.
Er wordt geen gebruik gemaakt van WhatsApp of andere commerciële apps voor onderlinge communicatie, ook niet als het ‘slechts’ om gewone gegevens gaat. Er wordt gebruik gemaakt van de C2000-portofoon, er wordt gebeld met een collega of er wordt met Zivver beveiligd gemaild vanuit het werk-account.
Bij de verstrekking van gegevens wordt de verstrekkingenwijzer gebruikt via https://www.natuurnetwerk.info/BRS-Verstrekkingenwijzer/.
Een datalek wordt zo spoedig mogelijk en binnen 24 uur gemeld aan de organisatie, ook bij twijfel.
Als het nodig is om gegevens tijdelijk buiten de informatiesystemen op te slaan (bijvoorbeeld op een laptop of papier), dan worden deze gegevensdragers achter slot en grendel opgeborgen. Deze blijven nooit in de auto liggen.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.1
Algemene uitgangspunten
Onderdeel van Privacybeleid Buitengewoon opsporingsambtenaren Gemeente Heemstede