Belangrijke beleidsnota’s
Beleid Toerisme, evenementen en promotie 2020-2025
Doel van de subsidie
Zorgen voor een aanbod van evenementen dat verschillend is als het gaat om de inhoud, doelgroep en activiteiten, wanneer in het jaar het evenement is en waar het evenement is in de gemeente. De evenementen hebben als doel ontspanning, vermaak en elkaar ontmoeten.
Zorgen dat inwoners en mensen van buiten de gemeente positief zijn over de gemeente en wat daar te doen is (positieve beeldvorming).
Het organiseren van evenementen die goed passen bij de doelen van de gemeente. Deze staan beschreven in bovenstaande beleidsnota.
Activiteiten
Het organiseren van een evenement dat past bij een of meer van bovenstaande doelen.
Vorm van de subsidie
Jaarlijkse subsidie
Kernvoorziening
Nee
Is meerjarige subsidie mogelijk?
Nee
Berekening subsidiebedrag
Het subsidiebedrag is maximaal 50% van de subsidiabele exploitatielasten met een maximum van € 7.500 per subsidieaanvraag.
Regels voor dreigende overschrijding subsidieplafond
Aanvragen die aan de voorwaarden voldoen worden toegekend op volgorde van binnenkomst van de aanvragen tot het subsidieplafond is bereikt.
Nadere eisen/criteria/definities
Begripsomschrijving:
Evenement: een feestelijke, vermakelijke of plechtige gebeurtenis waar iedereen die dat wil naar binnen kan. Het kan zijn dat de bezoeker eerst de prijs voor een kaartje moet betalen. Het gaat om een gebeurtenis die niet elke dag voorkomt en bijzonder is. Bij de gebeurtenis worden meerdere activiteiten uitgevoerd voor de bezoekers. Deze activiteiten passen bij het doel van de gebeurtenis en de aanvrager heeft hier ook een programma voor gemaakt. Het doel van de gebeurtenis is bijvoorbeeld sporten en bewegen, meedoen met of genieten van cultuur (bijvoorbeeld theater of muziek) of iets leren/informatie geven aan de bezoekers (educatief).
Subsidiabele exploitatielasten: de kosten die direct aan de organisatie van een evenement zijn verbonden zoals het kopen of huren van materialen en/of terreinen en/of accommodaties, publiciteit en drukwerk, verzekeringen en leges.
Niet-commerciële activiteit: activiteit zonder winstoogmerk.
Organisator: hij of zij die het evenement uitvoert en de subsidie aanvraagt.
Nadere voorwaarden:
Het evenement of de activiteit wordt met inzet van Haarlemmermeerse organisaties, vrijwilligers en eventueel het bedrijfsleven georganiseerd in de gemeente Haarlemmermeer en voor inwoners van de gemeente Haarlemmermeer.
Iedereen die dat wil mag bij het evenement naar binnen. Het kan zijn dat de bezoeker eerst de prijs voor een kaartje moet betalen.
Voor eten en drinken kan de aanvrager geen subsidie aanvragen (niet-subsidiabele kosten).
Voor evenementen waarbij geld in wordt gezameld voor een goed doel wordt geen subsidie gegeven.
Aan organisaties die al op een andere manier subsidie krijgen van de gemeente Haarlemmermeer geeft de gemeente deze evenementensubsidie niet.
Bij elk evenement moeten ten minste 100 deelnemers of bezoekers zijn.
De aanvrager moet tijdens het evenement de door de gemeente aangedragen promotiemiddelen op aanwijzing van de gemeente gebruiken.
De organisator moet, vooraf en achteraf, het evenement bekend maken en hier op een positieve manier over informeren, berichten en vertellen. Zo zorgt hij/zij ervoor dat andere mensen een positief of positiever beeld krijgen bij de gemeente Haarlemmermeer.
Het evenement moet groter zijn dan alleen voor één straat of buurt. Het evenement is interessant voor mensen uit de hele gemeente of voor mensen uit omliggende gemeenten of verder (lokale of regionale uitstraling).
De aanvrager moet foto’s en video’s maken van het evenement. Daarna deelt hij/zij deze ook met gemeente Haarlemmermeer. De gemeente Haarlemmermeer mag die foto’s en video’s dan blijven gebruiken.
Per organisatie wordt maximaal 1 evenementensubsidie per jaar gegeven.
Het kan zijn dat er op de dag zelf minder bezoekers komen dan verwacht. Dat kan invloed hebben op de subsidie. Als het aantal bezoekers dat naar het evenement is gekomen ten minste 25% minder is dan de aanvrager in de aanvraag heeft gezet, mag de gemeente maximaal 25% van de gegeven subsidie aan de organisator terugvragen (terugvordering)2 Met uitzondering van overmacht: een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingenvoor zijn rekening komt (conform artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek). .
Als uit de aanvraag blijkt dat de doelen van de activiteiten beter passen bij een ander beleidsterrein of een andere verdeelregel, dan gebruikt de gemeente de voorwaarden van die verdeelregel. Voorbeelden hiervan zijn activiteiten die passen bij sport, integratie, welzijn of zorg.
Het kan zijn dat er meer voorwaarden voor het evenement bijkomen die de aanvrager moet volgen. Dit wordt beschreven in het Programma van Eisen of een uitvoeringsovereenkomst.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.04
Evenementen
Onderdeel van Uitwerkingsnota Subsidies 2023 Gemeente Haarlemmermeer