Art. 5. Privacybeleid gemeente Reimerswaal — Uitgangspunten

De gemeente Reimerswaal verwerkt persoonsgegevens voornamelijk voor de uitvoering van wettelijke taken en regelingen in het algemeen belang. En altijd binnen de hierboven genoemde wettelijke kaders. Hieruit volgen meerdere uitgangspunten voor hoe de gemeente omgaat met privacy. Grondslag en doelbinding De gemeente verwerkt alleen persoonsgegevens voor een doel waar een grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen die de verwerking van persoonsgegevens rechtvaardigen. Persoonsgegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en eventuele verenigbare doelen. De gemeente Reimerswaal hergebruikt deze persoonsgegevens niet voor andere doelen. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de gemeente (bijzondere) persoonsgegevens kan verzamelen over jongeren (zoals naam, geboortedatum, medische achtergrond) met het doel om problematiek in het gezin aan te pakken en te voorkomen dat er multi-problematiek rondom zorg en veiligheid bij een jongere ontstaat. De gemeente heeft immers een jeugdhulptaak. De gemeente gebruikt daarbij niet meer gegevens dan nodig voor deze taak. Subsidiariteit en proportionaliteit Het verwerken van persoonsgegevens is een inbreuk op de privacy van de betrokkene. Deze inbreuk houden we zo klein mogelijk en staat in verhouding tot het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens verwerkt worden. Dit noemen we subsidiariteit en proportionaliteit. Het is bijvoorbeeld niet nodig om allerlei medische of financiële gegevens in te kunnen zien wanneer een persoon enkel bij de gemeente een evenementenvergunning wil aanvragen. Soms is per wet bepaald welke gegevens noodzakelijk zijn om het doel te bereiken. In andere gevallen maakt de gemeente Reimerswaal deze afweging. Hierbij worden alleen de gegevens verwerkt die nodig zijn om het doel te bereiken. Waar mogelijk wordt gewerkt met anonieme gegevens. Behoorlijk en zorgvuldig De gemeente Reimerswaal gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die zij verwerkt. Dit noemen we rechtmatigheid. Dit wordt ook vertaald in specifieke werkprocessen en procedures, zoals het werken in een beveiligd systeem zoals Join waarbij er persoonsgegevens afgeschermd kunnen worden per rolverdeling. Behoorlijk en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens betekent ook dat we niet meer gegevens verwerken dan nodig. Dit noemen we dataminimalisatie. Dit sluit ook aan bij de principes van subsidiariteit en proportionaliteit. Privacy by design De gemeente Reimerswaal richt haar werkprocessen zo in dat ze voldoen aan de in dit beleid gestelde kaders en uitgangspunten. Dit noemen we privacy by design. Door vooraf na te denken over mogelijke privacyvraagstukken en dit mee te nemen in de inrichting van de processen en systemen, verkleinen we eventuele privacyrisico’s. Een voorbeeld hiervan is het aanpassen van sjablonen van brieven waarbij zo min mogelijk persoonsgegevens worden opgenomen of kunnen worden ingevuld en waarbij de schrijver op voorhand zo geanonimiseerd mogelijk werkt. Privacyrechten De AVG kent betrokkenen verschillende privacyrechten toe. De gemeente Reimerswaal maakt het voor betrokkenen eenvoudig om gebruik te maken van deze rechten. Hoe dit kan, is verder uitgewerkt onder 7. Informeren van betrokkenen De gemeente Reimerswaal informeert betrokkenen over de persoonsgegevens die zij van hen verwerkt en de reden hiervoor. Dit noemen we transparantie. Vaak gebeurt dit al doordat de betrokkene zijn/haar gegevens zelf doorgeeft op een aanvraagformulier. Hierop staat vaak al vermeld welke persoonsgegevens nodig zijn en voor welk doel. Als de gemeente persoonsgegevens verwerkt die ze niet van de betrokkene krijgt, stelt ze de betrokkene op de hoogte. Ook wordt op de website van de gemeente Reimerswaal een overzicht geplaatst waarop de algemene verwerkingen per onderwerp te vinden zijn (verwerkingsregister). Delen met derden Wanneer de gemeente haar taken laat uitvoeren door een andere organisatie of in samenwerking met partners, worden er afspraken vastgelegd over het verwerken van persoonsgegevens. Deze passen altijd binnen de kaders en uitgangspunten zoals gesteld in dit beleid. Wanneer de gemeente taken uitbesteedt, sluit ze een verwerkersovereenkomst af met de betrokken partij. Hiervoor gebruikt de gemeente Reimerswaal het door de VNG vastgestelde model. Sommige doelen worden bereikt door samenwerking tussen meerdere (maatschappelijke) organisaties. Hiervoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens met elkaar te delen. Wanneer er persoonsgegevens met andere organisaties gedeeld worden, gebeurt dat altijd binnen de hierboven genoemde kaders en uitgangspunten. Indien nodig wordt er gebruik gemaakt van een convenant tussen partijen. Bewaartermijn Hoe lang de gemeente Reimerswaal persoonsgegevens bewaart, loopt uiteen. De Archiefwet, AVG en diverse andere wetten verplichten de gemeente om gegevens voor een minimale of maximale termijn te bewaren of zo lang als noodzakelijk is. Tijdens deze bewaartermijn, zorgt de gemeente voor een zorgvuldige en veilige opslag. Na verloop van de verplichte bewaartermijn, worden de gegevens vernietigd.

Rechtspraak bij dit artikel