Voor al deze afzonderlijke doeleinden dient vervolgens vastgesteld te worden welke persoonsgegevens hiertoe noodzakelijkerwijs wel verwerkt moeten worden. Uitgangspunt is dat het verwerken van persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig mag zijn. Toereikend wil zeggen dat op basis van de verwerking het juiste beeld gaat ontstaan. Ter verduidelijking; een winkelier, die een registratie bijhoudt van wanbetalers, zal een ontoereikende verwerking doen als deze niet tevens registreert of de betaling is opgeschort, omdat de klant een dispuut heeft over het product.
Ter zake dienend hangt nauw samen met het doel. Is het bijhouden door de winkelier bedoeld voor de administratie, dan kunnen de gegevens niet aangewend worden om het koopgedrag te analyseren. Bovenmatig tot slot hangt ook samen met het doel. Houdt de winkelier een registratie bij van wanbetalers voor zijn administratie, dan zal het registeren van de waarde niet bovenmatig zijn, het bijhouden van het aantal goederen mogelijk wel.
Op afdelingsniveau zal men per verwerking moeten vaststellen welke persoonsgegevens ten minste noodzakelijk zijn om het doel te kunnen bereiken.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.2.
Toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig
Onderdeel van Beleidsplan veilig omgaan met persoonsgegevens in de gemeente IJsselstein