In het licht van de AVG zijn de gegevens van medewerkers eveneens gegevens van betrokkenen en verdienen om die reden aandacht.
De komst van de AVG biedt ook een goede gelegenheid om de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers van de gemeente eens tegen het licht te houden. Er zijn twee situaties waarbij persoonsgegevens van medewerkers kunnen worden geopenbaard, via raad- en collegebesluiten of via persoonlijke correspondentie.
Voor raads- en collegestukken geldt dat deze stukken na besluitvorming op internet worden geplaatst. Op deze manier kan iedereen zien welke medewerker de auteur is geweest van het stuk. De vraag die voorligt is in hoeverre het zinvol is om de naam van medewerkers langs deze weg te openbaren? Al snel zal blijken dat er geen goede reden is te verzinnen waarom openbaar maken wenselijk is. Immers, medewerkers staan hoofdzakelijk (zo niet uitsluitend) ten dienste van het college van burgemeester en wethouders. In dat verband is het te billijken dat het college de naam van de behandelend ambtenaar te zien krijgt. Dit kan geschieden door zijn naam te vermelden op een inlegvel welke is toegevoegd aan de agenda. Na afloop van de collegevergadering wordt het inlegvel verwijderd. De verantwoordelijk wethouder of burgemeester (die juist wel een publieke functie hebben) worden vervolgens wel genoemd bij het desbetreffende stuk dat op internet wordt geplaatst.
Bij raadsstukken worden evenmin namen van medewerkers vermeld. Het collegestuk zal aan de raad worden aangeboden door de betreffende wethouder of de burgemeester.
In correspondentie naar burgers kan het persoonsgegeven van de medewerker genoemd worden, indien dit noodzakelijk is (bv. welke wmo-consulent gaat uw dossier behandelen). In die gevallen dat er geen noodzaak is persoonsgegevens van medewerkers te delen zal de naam van de medewerker worden vervangen door een alias (bv. eerste letter voornaam en de eerste drie letters achternaam). De medewerker kan zelf deze keuze maken.
In geval sprake is van Wob-verzoeken kunnen de namen van medewerkers achterwege blijven. Uit artikel 10, eerste lid onder d Wob vloeit dit al voort. In het kader van dit beleidsplan wordt artikel voornoemde regel gevolgd met de aanvulling dat er snel sprake zal zijn van een aantasting van de persoonlijke levenssfeer. Voor degene die Wob-verzoeken afhandelt betekent dit een extra alertheid.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.2
Rechten personeelsleden
Onderdeel van Beleidsplan veilig omgaan met persoonsgegevens in de gemeente IJsselstein