Er is nog veel onduidelijkheid over het gebruik van het BSN nummer in werkprocessen. De regel is dat overheidsorganisaties het BSN mogen gebruiken om hun taak uit te voeren, mits het BSN hierbij noodzakelijk is. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alléén gebruiken als dit in de wet staat. En dan nog alleen voor de doelen die in de wet staan, dus niet zomaar overal voor.
Zo liet een kinderdagverblijf ouders inloggen op een online ouderportaal met hun BSN. Dat mag niet. Kinderdagverblijven mogen weliswaar naar het BSN van ouders vragen, maar zij mogen dit vervolgens alleen gebruiken voor de kinderopvangtoeslag.
Het voorbeeld van het kinderdagverblijf komt ook regelmatig terug in gemeentelijke processen. Zo mag de gemeente een BSN niet gebruiken als briefkenmerk of dossiernummer. De gemeente mag ook niet standaard om BSN vragen of laten te vermelden in brieven die u naar de gemeente stuurt.
Het is vaak niet nodig dat de gemeente een BSN opneemt in aan burgers gerichte brieven. En dan mag het ook niet. Wel kan de gemeente vragen om een BSN te vermelden bij bepaalde verzoeken of vragen aan de gemeente. Maar dat mag alleen als zo’n verzoek of vraag gaat over een persoonlijke situatie waarbij de medewerker duidelijk wil vaststellen om wie het gaat.
Heeft u een algemene vraag aan de gemeente, bijvoorbeeld over afval? Dan hoeft u uw BSN niet te vermelden.
Om BSN in goede banen te leiden zal er apart onderzoek worden gedaan naar het verwerken van persoonsgegevens met BSN of aan de hand van BSN. De insteek zal zijn om vanuit het register van verwerkingen die bestanden te selecteren waarbij BSN in het spel is en hiervoor separaat een PIA op uit te voeren.
Hoofdstuk 7
Artikel 7.4
Gebruik Burgerservicenummers
Onderdeel van Beleidsplan veilig omgaan met persoonsgegevens in de gemeente IJsselstein