Persoonsgegevens worden binnen de gemeente IJsselstein (vrijwel) altijd digitaal opgeslagen. Voor opslag van gegevens beschikken de gemeente IJsselstein over een eigen, afgeschermd netwerk. De manier waarop gemeente IJsselstein haar netwerk en gegevens beveiligen is in overeenstemming met de gemeentelijke beveiligingsnormen (BIG, zie ook 4.6)
Opslag gebeurt op de volgende manieren:
In centrale databases die door verschillende gebruikers te benaderen en te bewerken zijn. Alle grote registraties van persoonsgegeven zijn in de gemeente IJsselstein opgenomen in centrale databases.
Binnen decentrale databases en spreadsheets die middels algemene kantoorautomatiseringssoftware te benaderen zijn. Dit betreft kleinschalige registraties met een zeer specifiek doel.
Op ongestructureerde basis: in documenten, afbeeldingen en dergelijke. Dit betreft geen registraties maar specifieke persoonsgegevens over een of enkele personen.
Voor de opslag van persoonsgegevens gelden de volgende uitgangspunten:
Opslag in centrale databases heeft sterk de voorkeur boven decentrale opslag. Centrale databases kennen een hogere beschikbaarheid, daarnaast is de integriteit en de vertrouwelijkheid van de data veel beter te waarborgen.
Opslag van persoonsgegevens geschied op goed beveiligde netwerken waarover de gemeente IJsselstein dienen te beschikken.
Aan medewerkers die geregeld met persoonsgegevens op pad gaan zal een beveiligde voorziening worden aangeboden (smartphone, notebooks).
Lokale opslag zoals smartphones en laptops worden afdoende versleuteld.
De gemeente IJsselstein kent diverse voorzieningen om de beschikbaarheid van de persoonsgegevens te waarborgen. Vitale ICT-systemen en componenten zijn dubbel uitgevoerd, en alle gegevens op het interne netwerk worden dagelijks geback-upt. Ook deze maatregelen zijn in lijn met de gemeentelijke beveiligingsnormen.
Hoofdstuk 9
Artikel 9.1
Opslag van persoonsgegevens
Onderdeel van Beleidsplan veilig omgaan met persoonsgegevens in de gemeente IJsselstein