De wijze waarop wij toezicht voorbereiden en uitvoeren verschilt per casus en is afhankelijk van de fase van het toezicht (zie ook paragraaf 4.3.2 en 4.3.3). Wel is hierbij de onderstaande algemene werkwijze als rode draad te herkennen. De specifieke werkprocessen en -afspraken liggen vast in een afzonderlijk handboek.
Voorbereiding toezicht (afhankelijk van het type controle aan de orde)
Verrichten dossieronderzoek op basis van aanwezig materiaal in digitale systemen of archief waarbij, voor zover het van toepassing is, onder meer het volgende wordt onderzocht:
Wie is de (pand)eigenaar?
Welk bedrijf is in het pand gevestigd/wie is gebruiker van het pand?
Welke personen staan ingeschreven in de BRP?
Wat is de bestemming van het pand?
Welke vergunningen zijn verleend?
Wat is de toezicht- en handhaving historie?
Zijn er overige relevante bijzonderheden?
Welke regelgeving is van toepassing? (o.a. bouw, bestemmingsplan)
Bepalen wat het doel van toezichtbezoek is
Toezicht kan zowel aangekondigd als onaangekondigd plaatsvinden. Indien nodig kondigen wij het bezoek aan/ maakt de toezichthouder hiervoor een afspraak.
Uitvoering toezicht
Een toezichthouder deelt de reden van zijn komst mede en toont desgevraagd zijn legitimatiebewijs.
De toezichthouder voert het benodigde toezicht uit op betreffende locatie, noteert o.a. eigen waarnemingen en een eventuele toelichting van betrokkenen, neemt indien nodig verklaringen op of vordert inlichtingen en/of bescheiden. Bij de uitvoering van het toezicht maken wij, afhankelijk van het soort toezicht, gebruik van checklists. Soms maken wij foto’s of nemen wij monsters.
Voor zover mogelijk brengt de toezichthouder de betrokken persoon op de hoogte van de gedane bevindingen.
Indien de consequenties van de bevindingen direct en 100% duidelijk zijn, brengt de toezichthouder de betrokken persoon hiervan direct op de hoogte.
Daar waar nodig geven wij voorlichting (bijvoorbeeld over actuele ontwikkelingen, gevoerd handhavingsbeleid) en advies
Afwerking controle
Van het toezichtsbezoek maken wij een rapportage op, conform de daarvoor vastgestelde format. O.a. de feitelijke bevindingen en overtredingen leggen wij hierin op een eenduidige en uniforme wijze schriftelijk vast, zodat een duidelijke en persoonsonafhankelijke dossiervorming plaats vindt.
Naar aanleiding van de uitkomsten van zijn bevindingen past de toezichthouder zo nodig het stappenplan behorende bij de sanctiestrategie toe (paragraaf 4.4) en legt de doorlopen stappen en genomen beslissingen vast.
Tenslotte koppelen wij de betrokkenen het resultaat van de controle terug. Dit kan ook via een eventueel toe te passen sanctie op basis van de sanctiestrategie (paragraaf 4.4).
Figuur 9: Algemene werkwijze toezicht
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 4.3
Artikel 4.3.1
Werkwijze
Onderdeel van Uitvoerings- en handhavingsbeleid Vergunningen, Toezicht & Handhaving Omgevingsrecht 2019-2022