Tijdens de dagelijkse voorbereiding op het scannen van documenten en importeren van e-mails vindt al de eerste controle plaats. Daarbij worden de documenten gecontroleerd op volledigheid door DDC of de vakafdeling als dit zo is afgesproken. Dit geldt ook voor het importeren van e-mails en bijbehorende bijlagen. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken, wordt overleg gepleegd met de betrokken afdeling zodat zij contact kunnen opnemen met de afzender. De medewerker die de documenten scan-klaar maakt, beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand dienen te worden. Indien nodig worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken apart gescand.
Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten getoond op een beeldscherm. Hierdoor kan tijdens het scannen al gecontroleerd worden op leesbaarheid, duidelijkheid, volledigheid en kwaliteit. Daarnaast wordt na het scannen door een tweede medewerker gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Indien een scan niet aan de eisen voldoet, zal deze opnieuw gescand worden. Alle bestandsformaten worden omgezet naar PDF/A-2b.
De controle moet worden gedaan aan de hand van de volgende criteria en kan worden vastgelegd op het controleformulier.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies